【例文付き】英語のビジネスメールの書き方をステップ別に詳しく解説

英語のビジネスメールを書く方で、このような疑問や悩みを抱えている方はいませんか？

英語のメールはさまざまな点で日本語のメールとは異なりますが、ルールや「型」がありそれらに沿って書けば決して難しいものではありません。

本記事では英語のビジネスメールの書き方をステップ別で説明するとともに、シチュエーション別に英語メールで使えるフレーズや例文を紹介します。

読み終わる頃には、英語メール作成に書ける時間が大幅に短縮でき、さらには自信を持って英語メールを書けるようになるでしょう。 

【ステップ別】英語のビジネスメールの書き方を解説！

英語のメールには「型」があり、下記のように6つののパートでできていることが一般的です。

本章では、それぞれのパートについて書くべき内容や使える表現について詳しく解説します。 

STEP1: 件名

まずは下記を参考にしながら、英語メールの内容に適した件名を書いてください。

件名(日本語)	件名(英語)
○○についての問い合わせ	Inquiry about ○○
○○についての確認	Confirmation for ○○
○○に関する情報	Information regarding ○○
○○のお願い	Request for ○○
○○の見積もり依頼	Quotation request for  ○○
人事発表	Personnel announcement
○○の注文	Order for ○○
【月日】の会議について	Meeting on 【月日】
○○へのご招待について	Invitation to ○○
初めまして、山田花子です。	Introduction- Hanako YAMADA
○○についてのお詫び	Apologies for ○○
○○について	Regarding ○○  ※Re: ○○と略されることもあります。

STEP2: 宛名

下記を参考にしながら宛名を入力しましょう。

【シチュエーション別　宛名の書き方〜フォーマルメール編〜】

シチュエーション	宛名の書き方
相手が男性で名前を知っている場合	Dear Mr. 【ラストネーム】,
相手が女性で名前を知っている場合	Dear Ms. 【ラストネーム】※女性の場合は既婚・未婚に関係なく”Ms.”を使うことが一般的です。
相手が男性で名前を知らない場合	Dear Sir,
相手が女性で名前を知らない場合	Dear Madam,
相手の名前も性別も分からない場合	Dear Sir or Madam,
担当者や担当部署が分からない場合	To whom it may concern※「ご担当者様へ」という意味になります。
社内メールで複数人に一斉送信する場合	Dear Colleagues,Dear All,
不特定の消費者やクライアントに送信する場合	Dear Customer,

【シチュエーション別　宛名の書き方〜カジュアルメール編〜】

シチュエーション	宛名の書き方
社内の同僚の場合	Dear 【ファーストネーム】,
社内の親しい同僚の場合	Hi 【ファーストネーム】,Hello 【ファーストネーム】,【ファーストネーム】,
社内メールで複数人に一斉送信する場合	Hi everyone,

STEP3: 挨拶・書き出し

初めて英語メールを送る場合は、第1文目に下記のような挨拶を書くのが一般的です。

挨拶・書き出し(日本語)	挨拶・書き出し(英語)
○○に感謝します。	Thank you for your ○○.
お元気でお過ごしでしょうか。※日本語の「お疲れ様です」にあたる表現	I hope this message finds you well.
お会いできて光栄です。	It’s a pleasure to meet you.
良い休暇を過ごされましたか。	I hope you had a nice holiday.
先日はお会いできて光栄です。	It was a pleasure to meet you the other day.
いつもありがとうございます。※日本語の「お世話になっております」にあたる表現	Thank you always for your ongoing support.
いつもご支援ありがとうございます。※日本語の「お世話になっております」にあたる表現	Thank you for your patronage.

そして、2文目には下記のようなフレーズや例文を使ってメールの目的を簡潔に説明します。

メールの目的を伝える表現(日本語)	メールの目的を伝える表現(日本語)
○○について連絡をするためにメールを書いています。	I am writing this email to tell you about ○○.
○○に関しては、	Regarding ○○,
○○するためにご連絡しています。	I am reaching out to ○○.
このメールは○○するためのものです。	This email is to ○○.
Vする必要があります。	We need to V原形.
このメールはSがVであることをお知らせするためにお送りしています。	This email is to inform you that S + V 〜.

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STEP4: 本題

「箇条書き」を使って英語メールを書いた例

【英語本文】 Hi John, I appreciate your help to prepare for our meeting. Could you please: Set up Room1 for 10 peoplePrint out 15copies of the handoutSet up the projector Thank you in advance.  【日本語訳】 ジョンへ、 会議の準備を手伝ってくれてありがとう。下記のことをお願いします。 10人が参加できるようにRoom1をセットアップする資料を15部コピーするプロジェクターの準備をする よろしくお願いします。

箇条書きを使うと、メールが短くシンプルで分かりやすいものになりますよ。 

STEP5: 締めの言葉・結びの言葉

【締めの言葉の例〜フォーマルメール編〜】

締めの言葉(日本語)	締めの言葉(英語)
何かご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。	Should you have any questions, please contact us at any time.
何かお手伝いできることがございましたら、ご連絡いただければと存じます。	If we can be of any further assistance, please let us know.
Vすることを楽しみにしております。	I look forward to Ving 〜.※V=動詞
Vできることが光栄です。	We would be pleased to V原形 〜.
ご協力ありがとうございます。	Thank you for your cooperation.
よろしくお願いいたします。	Thank you in advance.
ご検討いただきありがとうございました。	Thank you for your consideration.
早急に対応していただけるとありがたいです。	I would appreciate it this could be taken care of promptly.
さらに詳しい情報が必要な場合はお知らせください。	Please let me know if you need further information.
ご理解とご協力ありがとうございます。	Thank you for your patience and cooperation.
お役に立てたとしたら幸いです。	I hope that helps.
今週はこのような状況でした。	That’s about it for this week.
しばらく様子を見ましょう。	Let’s see how it goes.
できるだけ早くご返信します。	I’ll try to get back to you as soon as possible.
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。	I’m sorry for the inconvenience.
お気をつけて。	Please stay safe.
寒くなってきたので暖かくお過ごしください。	Please keep yourself warm.
ご支援いただきありがとうございます。	I appreciate your support.

【締めの言葉の例〜カジュアルメール編】

締めの言葉(日本語)	締めの言葉(英語)
分からないことがあったらいつでも連絡ください。	Let me know if you have questions.
返信を楽しみにしています。	Hope to hear from you soon.
一緒に働ければ光栄です。	Hope to work with you soon.
手伝ってくれてありがとうございます。	Thank you for your help.

【結びの言葉の例〜フォーマルメール編〜】

相手	結びの言葉の例
新規クライアントや重要な取引先の場合	Yours faithfully, Yours sincerely, Sincerely yours, Sincerely, Yours sincerely,
既存のクライアントや取引先の場合	With best regards, With kindest regards, Regards,Best regards, Yours truly, Kind regards,  ※ビジネスメールでは”Best regards,”や”Kind regards,”が最もよく使われる表現ですが、”Kinds regards,”の方が”Best regards,”よりも丁寧な表現です。
社内の同僚や部下の場合	All the best,Best,Yours,Thanks,Cheers,Best wishes,Many thanks,

【結びの言葉の例〜カジュアルメール編〜】

日本語	英語
じゃあね！	All the best!
では。	Bye for now.
幸運を祈る！	Good luck!
良い1日(週末)を！	Have a nice day (weekend)!
また連絡ください。	Keep in touch.
お大事に！	Take care.
(出張や旅行などを控えている相手に対して)ご無事で。	Have a safe trip.
また後ほど！	Talk to you later,Talk to you soon,
ありがとう	Thanks,
またね！	See you,

英語メールの結びや締めの言葉についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もあわせてお読みください。

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STEP6: 署名

英語メールでの署名の書き方

個人名 役職部署名 会社名 会社住所・郵便番号 メールアドレス 電話番号 コーポレートサイトのURL

【英語メールの署名の書き方の例】

英語のビジネスメールを書くときに注意すべき点

つづいて、英語のビジネスメールを書く際には、下記の4点に留意してください。

端的かつ明確な件名にすること

件名は簡潔に書くことが大切ではありますが、“Inquiry”「問い合わせ」や”Information”「お知らせ」など1語で済ませるのはおすすめではありません。

結論ファーストで簡潔に書くこと

英語のメールを書く際には、結論ファーストで簡潔に書くことを意識しましょう。

日本語のメールの場合は、「お世話になっております。」「貴社の益々の…」といった枕詞や事項の挨拶を書き出しに持ってくることが一般的ですが、英語のメールは異なります。

効率性や相手の時間を尊重する姿勢が重視されることから、日本語のメールのような挨拶を抜いていきなり本題から入って問題ありません。

長々と書くのではなく、結論ファーストで簡潔に書いて相手が必要な情報を即座に理解できるようにしてください。

シンプルで分かりやすい英文を心がけること

英語のビジネスメールを書く際に、「大人が相手だから難しい表現を使ったほうが良いだろう」と考えて小難しい単語やフレーズを使おうと考える人がいますが、これはおすすめではありません。

伝えたいことを「正確に」伝えることに重点を置きましょう。 

明確で分かりやすい指示にすること

「この間のあの件」や「なるべく早く」と言った曖昧な表現ではなく、「○月○日に提出してもらった請求書の件について」「○月○日の○時までに」といったように具体的に伝えましょう。

相手とのミスコミュニケーションを減らすことにつながり、結果としてあなたの業務がスムーズに進みます。

【シチュエーション別】英語のビジネスメールで使える例文・フレーズ一覧

次に、下記の11個のシチュエーション別に英語のビジネスメールで使える例文やフレーズを紹介します。

なかには、上司や取引先などのフォーマルなメールに使える表現だけでなく、同僚や部下などに使えるカジュアルなメール表現も紹介しています。

これらの例文やフレーズを使うことで英語メール作成にかける時間を短縮できるとともに、自信を持って英語メールが書けるようになるでしょう。

ぜひ参考にしてください。 

自己紹介をするとき

日本語	英語
私は○○社の××です。	I am ××from ○○.
○○を担当しています。	I am in charge of ○○.
初めてメールさせていただきます。	I am writing to you for the first time.
○○でお目にかかれて光栄でした。	It was a great pleasure to meet you at ○○.

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会議の開催や報告など相手に何かを知らせるとき

会議の開催や報告など、相手に何かを知らせるときに役立つ例文やフレーズを「フォーマルなメールの場合」と「カジュアルなメールの場合」の2つに分けて紹介します。

【フォーマルなメール】

日本語	英語
S(主語)がV(動詞)であることをご連絡させていただきます。	We are writing to inform you that S + V 〜.
○○の確認でご連絡させていただきました。	We are writing to confirm ○○.
SがVであることを慎んでお知らせ申し上げます。	・We are pleased to announce that S + V〜.・I am delighted to inform you that  S + V〜.
大変申し訳ございませんが、SがVであることをお知らせいたします。	We regret to inform you that S + V 〜.
慎重に検討いたしました結果、弊社はVしないことを決定いたしました。	After careful consideration, We have decided not to V原形〜.
下記は○○です。	Below is ○○.
SがVであることを正式にメールにてお伝えします。	Please accept this email as an official notice that S + V 〜.
Zoomで会議を行いたいと思います。	I would like to hold a meeting via Zoom.

【カジュアルなメール】

日本語	英語
SがVであることをお知らせします。	This is to let you know that S +V 〜.
○○を確認するために連絡しました。	I am writing to confirm ○○.
SがVであることをご連絡いたします。	I wanted to tell you that S +V 〜.
申し訳ないのですが、私たちはVできません。	We are sorry, but we can’t V原形〜.
残念ながら私はVできません。	I have to tell you that I can’t. V原形〜.

問い合わせや依頼をするとき

質問や依頼をする際には、”please”を使いたくなってしまいますが、1回のメールで何回も使用すると、「もういい加減に聞いてほしい」と怒っているような印象を相手に与えてしまうため気をつけてください。

下記のフレーズや例文を参考にしながら、相手に丁寧に問い合わせや依頼をしましょう。

【フォーマルなメール】

日本語	英語
Vしていただきたいと思い、ご連絡させていただきました。	I am writing to ask you to V原形〜.
○○についてお伺いしたく、ご連絡させていただきました。	I am contacting you to enquire about ○○.
○○をいただけると幸いです。	We would appreciate it if you would provide us with ○○.
○○をご送付いただけますでしょうか。	It would be highly appreciated if you could send us ○○.
○○について教えていただけますか？	We would appreciate it if you would advise us on ○○.
○○について知らせていただけますか。	It would be grateful if you could let me know  ○○.
○○について話すための面談の機会をいただけますか。	It would be highly appreciated if we could set up a meeting to discuss ○○.
Vしていただけませんか？	Could you please V原形〜?
Vしていただくことは可能ですか？	Would it possible for you to V原形〜?
○○にご協力をお願いいたします。	We request your assistance in ○○.
下記の日時よりご都合の良い日時を教えていただけますか？スケジュールを調整させていただきます。	Please advise your convenient dates and timings as below, and I will adjust accordingly.
○○に関するあなたのご意見を伺いたいです。	I would like to get your input on ○○.
Vしていただけると大変ありがたいのですが。	I’m wondering if you could V原形〜.

【カジュアルなメール】

日本語	英語
Vしてもらうために連絡しました。	I am writing to ask you to V 原形〜.
○○について聞きたいことがあって連絡しました。	This is to enquire about ○○.
○○を送っていただけませんか？	Can you send me ○○?
○○について私たちに教えてもらえますか？	Please let us know ○○.
○○について会ってお話することはできますか？	Can we meet to talk about ○○?

クレームや苦情を伝えたいとき

クレームや苦情を伝えたいときに使える表現や例文は、下記の通りです。

【フォーマルなメール】

日本語	英語
この度は○○について不満を申し上げたく、ご連絡させていただきました。	I am writing to express my dissatisfaction with ○○.
遺憾ながら、SがVであることをお知らせいたします。	We regret to inform you that S + V 〜.
このメールは、○○の問題に関するものです。	This email is to notify you about a problem I am having with ○○.
あなたの○○に落胆しています。	I am deeply disappointed with your ○○.
○○についての懸念事項をお伝えします。	I am writing to express my concern about ○○.

【カジュアルなメール】

日本語	英語
○○について苦情を言いたく、連絡を差し上げました。	I am writing to complain about ○○.
申し訳ないのですが、SがVです。	I am sorry to say that S + V 〜.

受信したメールに返信するとき

下記は、受信したメールに返信する際に役立つ例文と表現をまとめたものです。

【フォーマルなメール】

日本語	英語
ご連絡をいただきましてありがとうございます。	Thank you for contacting us.
【月日】にメールを送信していただき、ありがとうございます。	Thank you for your email dated 【月日】.
○○についてご連絡いただきありがとうございます。	Thank you for your email regarding ○○.
あなたの最後のメールに書かれていた○○によると、	In response to your last email regarding ○○,

【カジュアルなメール】

日本語	英語
ご連絡をいただきましてありがとうございます。	Thank you for contacting us.
ご依頼に関してSがVします。	As to your request, S + V〜.
【月日】のメール、ありがとうございます。	Thank you for your email dated 【月日】.

英語メールの返信についてさらに詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。

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返信が遅くなってしまったことを謝罪するとき

返信が遅くなってしまったことを謝罪する際には、下記のような例文やフレーズが使えます。

【フォーマルなメール】

日本語	英語
返信が遅くなり、大変申し訳ございませんでした。	We are extremely sorry for the delay in replying to you.
メールの返信が遅れましたこと、心からお詫び申し上げます。	Please accept my apologies for the late reply.
この件についてご連絡が遅くなってしまい申し訳ございません。	I am sorry this was not communicated earlier.
予定より時間がかかってしまい、申し訳ございませんでした。	I am sorry it took longer than it should have.

【カジュアルなメール】

日本語	英語
返信が遅くなってしまいごめんなさい。	・I am sorry for my late reply.・I am sorry for the delayed response.

感謝を伝えるとき

相手に感謝を伝えるときには、下記のようなフレーズや例文を使いましょう。

【フォーマルなメール】

日本語	英語
Vしていただき、誠にありがとうございました。	Thank you very much for Ving 〜.
本件に関してのご尽力に感謝いたします。	We really appreciate your help in this matter.
迅速なご回答ありがとうございます。	Thank you very much for your quick reply.
この場を借りて○○について皆様に感謝を申し上げます。	I would like to take this opportunity to thank you for ○○.

【カジュアルなメール】

日本語	英語
○○に深く感謝しています。	I am deeply grateful for ○○.
〜をありがとうございます。	Thank you for 【名詞またはVing】.

相手にお祝いを伝えるとき

下記は、相手にお祝いを伝えるときに使える表現・例文です。

日本語	英語
○○を祝ってお祝いを申し上げます。	Congratulations and best wishes to you all the best for your ○○.
心を込めて、○○おめでとうございます。	I am writing to send you my warmest congratulations on your ○○.
SがVであると聞いて大変嬉しく思っています。	I’m glad (またはhappy) to hear that S + V〜.

謝罪やお詫びを伝えるとき

• 問題が発生した原因
• 問題が解決しそうなタイミング・日時
• 再発防止策

【フォーマルなメール】

日本語	英語
○○によってご迷惑をおかけしたことをお詫びいたします。	We would like to apologize for any inconvenience caused by ○○.
納期が遅れてしまい申し訳ございませんでした。	We are sorry for the delayed delivery.
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんでした。	Please accept our apologies for any inconvenience caused.
○○については大変申し訳ございませんでした。	・This is to apologize for ○○.・Kindly receive my apologize for ○○.
会社を代表しまして、○○について心からお詫び申し上げます。	On behalf of the entire company, I must sincerely apologize for ○○.
私自身深くお詫び申し上げます。	I personally apologize for ○○.
【結びの言葉として改めて謝罪するとき】○○によりご迷惑をおかけしたことを再度お詫び申し上げます。	Once again, please accept our apologies for ○○.

【カジュアルなメール】

日本語	英語
ご迷惑をおかけしてすみません。	・I am sorry for the trouble caused.・I apologize for the trouble.

添付書類をつけるとき

添付書類をつけるときには、下記のようなフレーズや例文を使ってください。

【フォーマルなメール】

日本語	英語
○○を添付しましたのでご確認ください。	Please find attached ○○.
○○を添付しましたのでご検討ください。	I am attaching ○○for your consideration.
添付資料は○○です。	Attached is ○○.
○○を添付してお送り致します。	I am sending ○○ as an attached document.

【カジュアルなメール】

日本語	英語
○○を送ります。	I am attaching (またはsending) you ○○.
添付した○○をご覧ください。	Please find attached ○○.

進捗状況を報告するとき

プロジェクトや業務の進捗状況を報告する際に使える表現や例文は、下記の2つです。

日本語	英語
○○の進捗状況をお伝えします。	Just a brief update on ○○.
問題は何もございません。プロジェクトは万事順調に進んでおります。	We shouldn’t have any trouble. The project is going well on schedule.

英語のビジネスメールの実例

前章では、シチュエーション別に英語のメールで役立つ表現や例文を紹介しました。

本章では、下記の3つのメールについてメール文全体を紹介します。

本章を読めば、これらのメールの全体像が理解できるとともに、実際にメールを書く際のテンプレートとして役立つでしょう。 

自己紹介メール

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お礼を伝えるメール

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相手に依頼するメール

下記は、相手に何か依頼する際に送るメールの文例です。

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まとめ：英語のビジネスメールは「型」を覚えれば書ける！

本記事で紹介した例文やフレーズを参考にしながら 、メールを送る相手や状況に合わせて英語メールを書いてください。

最初は慣れるまでに時間がかかるかもしれませんが、徐々に慣れていきよく使われるフレーズや表現も覚えられるようになるでしょう。