英語メールの返信はどうするべき？催促・お礼のテンプレを紹介！

「取引先へ英語でメールの返信をする必要があるけれど、どうやって英文メールを書けばわからない…。」

「英語で返信するのに時間がかかるうえに、しっかりと書けているのか自信がない…。」

・英語のメールの流れ

・英語メールの返信方法

・シーン別の英語メール例文

などがわかります。

英語メールに頭を悩ませている方、適切な英語メールを返信をしたい方、必見です。

英語メールと一言で言ってもその内容は様々なもの。

しかしどんな内容であっても、英語メールの基本となる考え方は以下の3つです。

「要件の伝わりやすさ」に重きがおかれるため、冗長的な表現や長々とした文章は好まれません。

伝わりやすいようまずは「結論」から始め、その補足として必要となる5W1Hを書き加えていきます。

伝わりやすいように、文章ではなく箇条書きをうまく使って簡潔に書くのも有効です。

また日本語でのビジネスメールと同じく、英語メールにも基本となる以下のような「型」があります。

また返信の場合は、メールをいただいたことに対するお礼を加えておきましょう。

挨拶・お礼の次は、要件を書きます。

要件は「英語メールの基本」にのっとり、簡潔にシンプルに書くことを意識してください。

最後は「結語」とも言われる締めの言葉・結びの言葉です。

挨拶もそうですが、締めの言葉や結びの言葉で使われる表現はかなり限定的なもの。

メールの挨拶で使う英語表現は限られており、決して難しいものではありません。

しかし適切な表現を選ばないと失礼になってしまう可能性もあり、相手との関係やシーンを考慮して書くことが大切です。

シーンや相手との関係性別の挨拶表現をご紹介します。

初めての相手に対する英語表現です。

名前には敬称をつけること、また堅めの表現を使うようにし、礼儀正しい印象を与えましょう。

英文メールの冒頭は挨拶からはじまります。

敬意を表すために、挨拶の言葉の後に宛名（相手の姓）を加えることも一般的です。

名前のスペルミスがないよう確認しましょう。

Mr.は男性へ使う敬称です。

一般的にMrs.は既婚女性に、Missは未婚女性（あるいは若い女性）に使う敬称とされています。

しかし最近では既婚女性にも未婚女性にも広く使える、婚姻ステータスを問わないMs.という敬称を使う人が多いです。

また相手の性自認の観点への配慮から、Mx.という婚姻ステータスや性別を示さない敬称を使う人もいます。

メールを送る相手が大学教授などの場合、職業を表す敬称を使うこともあります。

博士号を持つ医師や学者は「Dr」を、大学教授は「Prof」を使いましょう。

なお非常にフォーマルなビジネス メッセージを送信する場合でも、ある程度関係ができた後は「苗字」ではなく「名前」に切り替えるのが一般的です。

久しぶりに連絡する場合は、いきなり内容からはじめるのではなく「久しぶりに連絡がとれて嬉しい」ことが伝わる文言を入れておくと、親しみやすく話しやすい印象を与えることができます。

メールを送る相手との関係性に合わせて、文言を選びましょう。

人事部に履歴書を送りたい場合や、請求書の件で経理部と直接やりとりをしたい場合など、会社の特定の部署や部門に返信メールを送りたい場合もあるでしょう。

その場合は以下の表現を冒頭に入れ、メールを送りたい部署・部門を明確にしてください。

受け取ったメールの内容がクレームであれ問い合わせであれ、まずはメールを送っていただいたことに対するお礼や感謝を述べます。

基本は「Thank you for （相手が送ってきた内容）」ですが、それ以外にも様々な表現があるので、シーンや相手との関係性を考慮しながら適切な英語表現を選びましょう。

以下のような表現が使えます。

挨拶とお礼の後は本題です。

英語メールでは「簡潔に」要件や質問に対する回答を伝えることが好まれます。

を意識しながら本文を書いてください。

ここで実際の英文例を見てみましょう。

締めの文は必ずしも必須ではありません。

しかし感謝の意などを書いた「締めの文」を加えることで、良い印象を与えることができます。

特に顧客への返信や恩師への返信などの場合、冒頭だけではなく文の最後にも締めの文を加えるのがおすすめです。

英文メールの最後は「結び」です。

結びのあとに改行をはさんで自身の名前を書きます。

結び言葉にもカジュアルなもの、フォーマルなものがありますが、メールの内容に関わらず相手との関係により選ぶのが基本です。

結び言葉はかなり限定的ですからしっかりと覚え、適切な結びを選ぶようにしましょう。

この中で特にビジネスメールで良く使われるのが、「Best regards,」と「Sincerely,」です。特に「Sincerely,」は役所などの公式な文章などでもよく使われます。

最後の「Yours faithfully,」はかなりフォーマルで丁寧な結びです。重要なビジネスレターや文章などで使用されます。

返信が遅れたことを謝るフレーズの書き方です。

返信が遅れてしまった場合は、まずそのことに対する謝罪のフレーズを入れ、その後本文へと移ります。

以下のようなフレーズを使い、誠実に謝罪しましょう。

英語で「よろしくお願いします」とまったく同じ意味をもつものはありません。

しかし「相手に何かを依頼する」ときや「便宜を図ってもらう」ときなどに、「あらかじめ謝意を伝える言葉」であると考えると、以下のような英語フレーズが「よろしくお願いします」と同じように使うことができます。

返事を催促する際は締めの文章を柔らかいものにしたり、返信までの時間に余裕を持たせたりと、威圧的にならないよう注意しましょう。

返信を催促するタイミングや、返信を催促する際に使えるフレーズをご紹介します。

例えばロンドンなら時差9時間（サマータイム中は8時間）、ニューヨークなら14時間時差（サマータイム中は13時間）があります。

日本からニューヨークへ12月15日13時にメールを送った場合、ニューヨークでは現地時間12月14日23時にメールを受け取ることになります。

そのため先方が出勤後12月15日13時にメールを確認して、社内検討後の12月16日8時に日本へ返信したとしても、日本でそのメールを受け取るのは12月16日22時になってしまいます。実際に日本でそのメールを確認するのは出勤後の12月17日9時あたりになってしまうでしょう。

こちらがメールを送ってから返信をもらうまで、1日半強の間が空いてしまいます。

こちらから見ると長時間返信がないように感じても、実は相手側からするとそれほど間が空いていないこともあるのです。

最後にイベントの参加確認や返信の催促といった、シチュエーション別の英語メールの返信文例をご紹介します。

どのシチュエーションであっても、基本の型は

です。

この型に上記でご紹介した英語フレーズを組み合わせ、適切に返信しましょう。

「どうしても1人で英語の勉強を続けていくのは難しい」

「3ヶ月後に迫っている海外出張(駐在)までに、英語力を高めなくてはいけないから悠長にシャドーイングや瞬間英作文のトレーニングをしている暇はない」

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また、カリキュラムは第二言語習得論と10,000人以上ものデータに基づいた科学的なアプローチに基づいて組み立てられていることが特徴です。

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