英語メールの返信はどうするべき?催促・お礼などのテンプレを紹介!
「取引先へ英語でメールの返信をする必要があるけれど、どうやって英文メールを書けばわからない…。」
「英語で返信するのに時間がかかるうえに、しっかりと書けているのか自信がない…。」
そんな悩みをお持ちではありませんか?
結論から言うと英語メールで使われる英文や表現はかなり限定的であり、シーンに合わせた「テンプレ」さえ理解すれば、英語メールを書くことは決して難しいものではありません。
この記事を読めば
・英語のメールの流れ
・英語メールの返信方法
・シーン別の英語メール例文
などがわかります。
英語メールに頭を悩ませている方、適切な英語メールを返信をしたい方、必見です。
英語メールの返信の基本
英語メールと一言で言ってもその内容は様々なもの。
しかしどんな内容であっても、英語メールの基本となる考え方は以下の3つです。
◆英語メールの基本
- 簡潔に書く
- 決まり文句・定型文・型を外さない
- 結論から書く
英語メールと日本語メールの最大の違いが「簡潔さ」です。
「要件の伝わりやすさ」に重きがおかれるため、冗長的な表現や長々とした文章は好まれません。
伝わりやすいようまずは「結論」から始め、その補足として必要となる5W1Hを書き加えていきます。
伝わりやすいように、文章ではなく箇条書きをうまく使って簡潔に書くのも有効です。
また日本語でのビジネスメールと同じく、英語メールにも基本となる以下のような「型」があります。
◆英語メールの基本の「型」
- 挨拶
- お礼
- 要件
- 締めの言葉
- 結びの言葉
メールの初めは挨拶です。
挨拶に使える具体的な英文は次項から詳しく記述しますが、ここで関係性に応じた適切な挨拶を加えることで、相手に良い印象を与えることができます。
また返信の場合は、メールをいただいたことに対するお礼を加えておきましょう。
挨拶・お礼の次は、要件を書きます。
要件は「英語メールの基本」にのっとり、簡潔にシンプルに書くことを意識してください。
最後は「結語」とも言われる締めの言葉・結びの言葉です。
挨拶もそうですが、締めの言葉や結びの言葉で使われる表現はかなり限定的なもの。
次項からご紹介する「決まり文句・定型文」をおさえ、シーンや相手との関係性に合った文言を選び、適切に対応していきましょう。
挨拶
メールの挨拶で使う英語表現は限られており、決して難しいものではありません。
しかし適切な表現を選ばないと失礼になってしまう可能性もあり、相手との関係やシーンを考慮して書くことが大切です。
シーンや相手との関係性別の挨拶表現をご紹介します。
初めての相手に対する対応
初めての相手に対する英語表現です。
名前には敬称をつけること、また堅めの表現を使うようにし、礼儀正しい印象を与えましょう。
英文メールの冒頭は挨拶からはじまります。
◆Good morning/afternoon/evening/Hello
おはようございます/こんにちは/こんばんは/こんにちは/
敬意を表すために、挨拶の言葉の後に宛名(相手の姓)を加えることも一般的です。
名前のスペルミスがないよう確認しましょう。
◆Dear Mr./Mrs./Ms./Miss/Mx. [surname]
[苗字]さんへ
〈例〉Good morning, Mr. Partridge
Mr.は男性へ使う敬称です。
一般的にMrs.は既婚女性に、Missは未婚女性(あるいは若い女性)に使う敬称とされています。
しかし最近では既婚女性にも未婚女性にも広く使える、婚姻ステータスを問わないMs.という敬称を使う人が多いです。
また相手の性自認の観点への配慮から、Mx.という婚姻ステータスや性別を示さない敬称を使う人もいます。
◆Prof/Dr [surname]
メールを送る相手が大学教授などの場合、職業を表す敬称を使うこともあります。
博士号を持つ医師や学者は「Dr」を、大学教授は「Prof」を使いましょう。
なお非常にフォーマルなビジネス メッセージを送信する場合でも、ある程度関係ができた後は「苗字」ではなく「名前」に切り替えるのが一般的です。
メールを送る相手の名前がわからない場合は、以下のような表現でメールを始めましょう。
◆Dear sir or madam
ご担当者様
◆To Whom It May Concern
関係者各位
初めて相手へメールをする場合は、相手への呼びかけの後簡単な自己紹介をします。
◆I am [Name], part of the [Department] at [Company].
私は[会社]の[部署]に所属する[名前]です。
◆My name is [Name], and I work as the [Job Title] in the [Department] at [Company]
私は[名前]です。[会社]の[部署]で[職務]として働いています。
久しぶりに連絡する場合
久しぶりに連絡する場合は、いきなり内容からはじめるのではなく「久しぶりに連絡がとれて嬉しい」ことが伝わる文言を入れておくと、親しみやすく話しやすい印象を与えることができます。
メールを送る相手との関係性に合わせて、文言を選びましょう。
フォーマルな表現としては以下のようなものがあります。
◆I hope you are doing well.
あなたが元気で過ごしていることを願っています。
◆It’s been some time since we last communicated.
最後に連絡を取ってからしばらく経ちましたね。
カジュアルな関係性であれば、以下のような表現がおすすめです。
◆ It’s been a while
久しぶり
◆How’s it going?
調子はどうですか。
友人や親しい相手へに連絡する場合
友人や親しい相手に連絡する場合は、口語で使うようなカジュアルな挨拶表現でも問題ありません。
◆Hi [Name],
やあ、[名前]
◆Hey there, [Name]!
どうも、[名前]
◆What’s up, [Name]?
調子はどう?[名前]
特定の部署・部門に送る場合
人事部に履歴書を送りたい場合や、請求書の件で経理部と直接やりとりをしたい場合など、会社の特定の部署や部門に返信メールを送りたい場合もあるでしょう。
その場合は以下の表現を冒頭に入れ、メールを送りたい部署・部門を明確にしてください。
◆To the Hiring Manager
採用担当者様へ
◆To the Accounting Manager
経理担当者様へ
◆To the IT Manager
IT担当者様へ
◆To the Purchasing Manager
購買担当者様へ
◆To the Customer Support Manager
カスタマーサポート担当者様へ
メールへのお礼
挨拶の後はすぐに本題に入ります。
英文メールでは、日本語のメールで一般的な「お忙しいところ失礼いたします。」や「いつもお世話になっております。」などの表現は必要ありません。
受け取ったメールの内容がクレームであれ問い合わせであれ、まずはメールを送っていただいたことに対するお礼や感謝を述べます。
基本は「Thank you for (相手が送ってきた内容)」ですが、それ以外にも様々な表現があるので、シーンや相手との関係性を考慮しながら適切な英語表現を選びましょう。
カジュアルな場面
カジュアルな場面ではカジュアルな表現を使って感謝を述べます。
カジュアルな場面とは、部署内でのパーティーに対する出欠連絡や友人とのやりとりなどです。
以下のような表現が使えます。
◆Thanks for reaching out!
連絡してくれてありがとう。
◆Thank you for RSVP
出欠連絡をありがとう。
※RSVPはフランス語の “Répondez s’il vous plaît” の略語で、直訳すると「お返事ください」という意味です。主に招待状などで出席の可否を確認する際に使用されます。
◆I appreciate your message!
メッセージをありがとう。
◆Thank you for the birthday message.
誕生日のメッセージをありがとう。
フォーマルな場面
商品に対するクレームや問い合わせ、付き合いの短い社外とのやりとりなどフォーマルな場面では、堅めの表現でお礼を伝えましょう。
◆I appreciate you contacting me
ご連絡いただきありがとうございます。
◆I am grateful for your email.
メールをいただき感謝いたします。
◆Thank you for your interest in our products.
当社の商品に関心をもっていただきありがとうございます。
用件を伝える
挨拶とお礼の後は本題です。
英語メールでは「簡潔に」要件や質問に対する回答を伝えることが好まれます。
- 1文は70字程度もしくはそれ未満
- 箇条書きを上手く使う
- 1件のメールに対し6~7文程度
- 結論から書く
を意識しながら本文を書いてください。
ここで実際の英文例を見てみましょう。
〈例1〉自社製品の値段について質問があった場合
Dear Mr.[Recipient’s Name],
Thank you for your interest in our products.
Typically, the cost for using our app for 1 to 100 users is around $600 per month. However, the price may vary depending on specific conditions. If you could provide the following information, we can offer you a more accurate estimate:
- Number of users
- Usage details
- OS to be used
We appreciate your consideration.
Best regards,
[Name]
日本語訳
親愛なる[見込み客の名前]様
私たちの製品に興味を持っていただきありがとうございます。
通常、1~100人までのアプリの使用であれば、月額600ドル前後になることが多いです。ただし条件によって変わるため、以下の情報を送ってくださればさらに精密なお見積りを出すことができます。
・使用人数
・使用状況
・使用するOS
ご検討のほどよろしくお願いします。
敬具
[名前]
〈例2〉カンファレンスへの参加方法について質問があった場合
Hello Dr [surname],
Thank you for your interest in the ABC Conference.
The registration process for the conference is as follows:
1.Submit the Form
Please fill out and submit the required information via this form.
2.Pay the Participation Fee
After receiving the form, we will send you instructions on how to pay the conference fee. Please proceed with the payment.
3.Receive the QR Code
Your registration will be complete upon payment, and you will receive a QR code for conference entry.
Please present the conference QR code at the entrance on the day of the event.
If you have any questions, please feel free to contact us at this email address or by phone.
Best regards,
[Name]
(日本語訳)
こんにちは、[ドクターの苗字]さま
ABCカンファレンスに興味を持っていただきありがとうございます。
カンファレンスへの申し込みですが、以下の手順になります。
1.フォーム送付
こちらのフォームから必要事項を記載しお送りください。
2.参加費支払い
フォーム受領後カンファレンス参加費支払いのご案内をいたしますのでお支払いください。
3.参加QRコード受領
支払の完了をもちまして参加申し込み完了となり、参加QRコードが送付されます。
カンファレンス参加QRコードは、当日会場入り口にてご提示ください。
ご不明点などありましたら、いつでもこちらのアドレスか電話にてご連絡ください。
敬具
[名前]
〈例3〉会社のパーティーの出欠連絡への返信(カジュアルな返信)
Hey [Name],
Here are the event details:
Thanks for the RSVP. I’m glad you’ll be joining us.
- Venue: 5th floor, Sakura Building
- Time: 6:00 PM – 9:00 PM
- Fee: 6000 yen
Looking forward to seeing you there.
Take care,
[Name]
(日本語訳)
やあ、 [名前]
出欠連絡をくれてありがとう。参加してくれて嬉しいよ。
イベントの情報を送るね。
- 会場: さくらビル5階
- 時間: 18時~21時
- 会費: 6000円
当日会えるのを楽しみにしているよ。
またね
[名前]
締めの文
締めの文は必ずしも必須ではありません。
しかし感謝の意などを書いた「締めの文」を加えることで、良い印象を与えることができます。
特に顧客への返信や恩師への返信などの場合、冒頭だけではなく文の最後にも締めの文を加えるのがおすすめです。
カジュアルな締めの文
大学時代の恩師や親しい間柄の人へは、会いたい気持ちや相手の健康を気遣う文言などを入れると良いでしょう。
◆Please take care of yourself.
ご自愛ください。
◆I look forward to seeing you again.
またお目にかかりたいです。
フォーマルな締めの文
顧客対応などの場合、商品への問い合わせに対する感謝や、質問を歓迎している意を表す締めの文を最入れましょう。
◆Thank you for your consideration.
ご検討いただけると幸いです。
◆If you have any questions, please feel free to contact me via this email.
質問がある場合は、お気軽にこちらのメールへご連絡ください。
◆I look forward to working with you.
一緒にお仕事できることを楽しみにしています。
結び
英文メールの最後は「結び」です。
結びのあとに改行をはさんで自身の名前を書きます。
結び言葉にもカジュアルなもの、フォーマルなものがありますが、メールの内容に関わらず相手との関係により選ぶのが基本です。
結び言葉はかなり限定的ですからしっかりと覚え、適切な結びを選ぶようにしましょう。
カジュアルな間柄
友人関係や社内の親しい人に送るときに使える結びです。
◆Best,
◆Take care,
◆Cheers,
フォーマルな間柄
ビジネスメールの定番とも言える結びの言葉です。
◆Best regards,
◆Sincerely,
◆Yours faithfully,
この中で特にビジネスメールで良く使われるのが、「Best regards,」と「Sincerely,」です。特に「Sincerely,」は役所などの公式な文章などでもよく使われます。
最後の「Yours faithfully,」はかなりフォーマルで丁寧な結びです。重要なビジネスレターや文章などで使用されます。
【頻出】英文ビジネスメールの返信フレーズ
ここからは以下のシチュエーションに使える、英文返信フレーズの例を見ていきましょう。
- 返信が遅れたことを謝る時のフレーズ
- 返信を催促する時のフレーズ
- 返信は不要であるときのフレーズ
またシチュエーションごとの注意点についても触れていますので、合わせてご確認ください。
返信が遅れたことを謝る時のフレーズ
返信が遅れたことを謝るフレーズの書き方です。
返信が遅れてしまった場合は、まずそのことに対する謝罪のフレーズを入れ、その後本文へと移ります。
以下のようなフレーズを使い、誠実に謝罪しましょう。
◆I apologize for the delayed response.
返信の遅れを謝罪します。
◆I am sorry for not responding sooner.
すぐに返信ができず申し訳ございません。
もう少しカジュアルに表現したいのであれば、以下の表現がおすすめです。
◆Sorry for the delay in getting back to you.
返信が遅れすみません。
また英語特有のポジティブさを含んだ以下のような謝罪表現もあります。
◆Thanks for your patience while I got back to you.
返信をお待ちくださり、ありがとうございます。
ただしこれは比較的カジュアルな表現であり、顧客対応などで使うのはおすすめできません。
よろしくお願いしますと言いたい時のフレーズ
英語で「よろしくお願いします」とまったく同じ意味をもつものはありません。
しかし「相手に何かを依頼する」ときや「便宜を図ってもらう」ときなどに、「あらかじめ謝意を伝える言葉」であると考えると、以下のような英語フレーズが「よろしくお願いします」と同じように使うことができます。
◆I appreciate your cooperation.
ご協力に感謝します。
◆I would be grateful for your assistance.
あなたの助けに感謝します。
◆Thank you for your attention to this matter.
この問題に注意を払っていただきありがとうございます。
また以下のような表現を使ってカジュアルに「よろしくお願いします」を伝えることもできます。
◆Thanks in advance
前もってありがとうございます。
返信を催促する時のフレーズ
返事を催促する際は締めの文章を柔らかいものにしたり、返信までの時間に余裕を持たせたりと、威圧的にならないよう注意しましょう。
返信を催促するタイミングや、返信を催促する際に使えるフレーズをご紹介します。
返信を催促するタイミングに注意
一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2024」によると、約7割の人が24時間以内に返信がこないと「返信が遅い」と感じるそうです。
英語メールでも一日以内に返信をする、あるいは丸一日待って返信がなかった場合はなにかしらのアクションをとる、を基本に考えて大丈夫でしょう。
ただし英語メールの場合、気を付けなければならないのが「時差」です。
例えばロンドンなら時差9時間(サマータイム中は8時間)、ニューヨークなら14時間時差(サマータイム中は13時間)があります。
日本からニューヨークへ12月15日13時にメールを送った場合、ニューヨークでは現地時間12月14日23時にメールを受け取ることになります。
そのため先方が出勤後12月15日13時にメールを確認して、社内検討後の12月16日8時に日本へ返信したとしても、日本でそのメールを受け取るのは12月16日22時になってしまいます。実際に日本でそのメールを確認するのは出勤後の12月17日9時あたりになってしまうでしょう。
こちらがメールを送ってから返信をもらうまで、1日半強の間が空いてしまいます。
こちらから見ると長時間返信がないように感じても、実は相手側からするとそれほど間が空いていないこともあるのです。
返信を催促するタイミングは相手との時差なども考慮しておきましょう。
返信を催促する文章に注意
威圧感を与えずに返信を催促するために、「なぜ」返信を急いでいるのか理由を書いておきましょう。また返信期日に予定を持たせるのも有効です。
返信を催促するときに使えるフレーズをご紹介します
◆I would like to kindly remind you about my previous email regarding [subject].
[件名]についての前回のメールを思い出していただければ幸いです。
◆I would appreciate it if you could reply by [date].
[日付]までに返信していただけると助かります。
◆Due to [reason], ~ / As [reason],~
[理由]のため、~
返信は不要であるときのフレーズ
確認のメールなどで特に返信が不要な場合、以下のようなフレーズを使いましょう。
◆No need to reply.
返信は不要です。
また情報提供が目的であり、返信を期待する内容ではないことを伝えるのには以下のような表現があります。
◆This is for your information only.
これは参考のために提供する情報です。
◆FYI (For Your Information).
参考までに
【シチュエーション別】英語メールの返信文例
最後にイベントの参加確認や返信の催促といった、シチュエーション別の英語メールの返信文例をご紹介します。
どのシチュエーションであっても、基本の型は
- 挨拶
- お礼
- 要件
- 締めの言葉
- 結びの言葉
です。
この型に上記でご紹介した英語フレーズを組み合わせ、適切に返信しましょう。
参加確認やイベント関連の返信の例文
イベントやカンファレンスなどの参加確認に対する返信例をご紹介します。
◆イベントに参加する場合
Dear [Organizer’s Name],
I hope this email finds you well.
Thank you very much for the invitation to the [Event Name] on [Event Date]. I am pleased to confirm my attendance and am looking forward to the event.
If there are any additional details or preparations needed on my part, please let me know.
Thank you once again for including me in this event.
Best regards,
[Name]
(日本語訳)
[主催者の名前]様
このメールがあなたに無事に届いていることを願っています。
[イベント名]へのご招待、誠にありがとうございます。[イベント日]の参加を確認し、このイベントを楽しみにしています。
もし私の方で追加の詳細や準備が必要なことがあれば、お知らせください。
改めて、このイベントに私を含めてくださったことに感謝します。
どうぞよろしくお願いいたします。
[名前]
◆イベントに参加できない場合
Dear [Organizer’s Name],
I hope you are doing well.
Thank you very much for the invitation to the [Event Name] on [Event Date]. Unfortunately, due to [reason], I regret to inform you that I will not be able to attend.
I appreciate the opportunity and hope the event is a great success. Please let me know if there are any future events or opportunities to participate.
Best regards,
[Name]
〈日本語訳〉
[主催者の名前]様
お元気でお過ごしのことと思います。
[イベント名]へのご招待、誠にありがとうございます。しかしながら[理由]により、残念ながら参加できないことをお知らせしなければなりません。
このような機会をいただき感謝しております。イベントの成功をお祈りしています。また、今後のイベントや参加の機会があればお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
[名前]
問い合わせに対する返信の例文
会社のサービスや商品に対する問い合わせへの返信例です。
Dear [Customer’s Name],
I hope this email finds you well.
Thank you for reaching out to us with your inquiry about our [Product Name]. We appreciate your interest in our products.
Here are the detailed responses to your inquiry:
- Product Specifications: [details]
- Pricing: [details]
- Availability: [details]
- Shipping Details: [details]
- Other Relevant Information: [details]
If you have any further questions or need additional information, please do not hesitate to contact us. We are here to assist you.
Thank you once again for considering our products. We look forward to the opportunity to serve you.
Best regards,
[Name]
[Position]
[Company]
[Contact Information]
〈日本語訳〉
[お客様の名前]様
このメールが無事に届いていることを願っています。
弊社の[商品名]に関するお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。弊社の商品にご興味をお持ちいただき感謝いたします。
問い合わせに対する詳細な回答を提供します。
- 製品の仕様・・・××
- 価格・・・××
- 在庫状況・・・××
- 発送詳細・・・××
- その他関連情報・・・××
追加のご質問やさらに情報が必要な場合は、どうぞご遠慮なくご連絡ください。お手伝いできることを楽しみにしています。
改めて、弊社の商品をご検討いただきありがとうございます。お客様にサービスを提供できることを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
[名前]
[役職]
[会社]
[連絡先情報]
相手に返信を催促するときの例文
会議日程を決定するなど、相手からの返信が必ず必要なときに使える英語例文です。
Dear [Recipient’s Name],
I hope this email finds you well.
We need to finalize the schedule for our upcoming meeting. Please review the following proposed dates and times and let me know your availability by [date and time].
[Option 1: Date and Time]
[Option 2: Date and Time]
[Option 3: Date and Time]
Your prompt response is essential to ensure that we can confirm the meeting details and make necessary arrangements.
Thank you for your immediate attention to this matter.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Contact Information]
(日本語訳)
[受取人の名前]様
このメールが無事に届いていることを願っています。
今後の会議の日程を確定する必要があります。以下の提案された日程と時間をご確認いただき、[日付と時間]までに都合の良い日時をお知らせください。
[オプション1: 日付と時間]
[オプション2: 日付と時間]
[オプション3: 日付と時間]
会議の詳細を確認し、必要な手配を行うためには、迅速なご返信が必要です。
この件に関して、迅速な対応をお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
[名前]
[役職]
[会社]
[連絡先情報]
まとめ
ビジネスシーンでの英語メールのやりとりが苦手…という人は多いものです。
しかし英語メールで使う表現などは限定的であり、英文メールのテンプレとよく使われる結びの言葉などを知っていればかなり楽に対応できるようになります。
今回ご紹介した英語メールの返信の仕方や、催促のテンプレなどを参考に、素早く的確に英語メールを作成しましょう。
なおメールだけではなく、ビジネスシーン全般でよく使われる英語フレーズを知りたい、ビジネスシーンで英語を使うときの注意点等を知りたい人は、こちらの記事で詳しくご説明していますので、ぜひご一読ください。
![](https://www.progrit.co.jp/media/wp-content/uploads/2023/08/pm000005-5-1-300x158.jpg)
またこちらの記事では、英語初心者がビジネス英語を習得するための効率的な学習方法等を解説していますので、合わせてご覧ください。
![](https://www.progrit.co.jp/media/wp-content/uploads/2023/08/pm000004-7-1-300x158.jpg)
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