「英語のビジネスメールってどうやって書くの？日本語のメールとは違うの？」
「英語のメールに使える表現や例文を知りたい」
英語のビジネスメールを書く方で、このような疑問や悩みを抱えている方はいませんか？
英語のメールはさまざまな点で日本語のメールとは異なりますが、ルールや「型」がありそれらに沿って書けば決して難しいものではありません。
本記事では英語のビジネスメールの書き方をステップ別で説明するとともに、シチュエーション別に英語メールで使えるフレーズや例文を紹介します。
読み終わる頃には、英語メール作成に書ける時間が大幅に短縮でき、さらには自信を持って英語メールを書けるようになるでしょう。
【ステップ別】英語のビジネスメールの書き方を解説！
英語のメールには「型」があり、下記のように6つののパートでできていることが一般的です。
本章では、それぞれのパートについて書くべき内容や使える表現について詳しく解説します。
STEP1: 件名
まずは下記を参考にしながら、英語メールの内容に適した件名を書いてください。
| 件名(日本語) | 件名(英語) |
| ○○についての問い合わせ | Inquiry about ○○ |
| ○○についての確認 | Confirmation for ○○ |
| ○○に関する情報 | Information regarding ○○ |
| ○○のお願い | Request for ○○ |
| ○○の見積もり依頼 | Quotation request for ○○ |
| 人事発表 | Personnel announcement |
| ○○の注文 | Order for ○○ |
| 【月日】の会議について | Meeting on 【月日】 |
| ○○へのご招待について | Invitation to ○○ |
| 初めまして、山田花子です。 | Introduction- Hanako YAMADA |
| ○○についてのお詫び | Apologies for ○○ |
| ○○について | Regarding ○○ ※Re: ○○と略されることもあります。 |
STEP2: 宛名
次に、宛名を入力します。
相手の名前が分からない場合も、必ず宛名を入れるようにしましょう。
特にビジネスメールなどのフォーマルなメールで宛名が入っていないと、マナー違反になります。
また、相手の名前はフォーマルなメールの際には「ラストネーム」を、同僚や部下に送るカジュアルなメールには「ファーストネーム」を使ってください。
下記を参考にしながら宛名を入力しましょう。
【シチュエーション別 宛名の書き方〜フォーマルメール編〜】
| シチュエーション | 宛名の書き方 |
| 相手が男性で名前を知っている場合 | Dear Mr. 【ラストネーム】, |
| 相手が女性で名前を知っている場合 | Dear Ms. 【ラストネーム】※女性の場合は既婚・未婚に関係なく”Ms.”を使うことが一般的です。 |
| 相手が男性で名前を知らない場合 | Dear Sir, |
| 相手が女性で名前を知らない場合 | Dear Madam, |
| 相手の名前も性別も分からない場合 | Dear Sir or Madam, |
| 担当者や担当部署が分からない場合 | To whom it may concern※「ご担当者様へ」という意味になります。 |
| 社内メールで複数人に一斉送信する場合 | Dear Colleagues,Dear All, |
| 不特定の消費者やクライアントに送信する場合 | Dear Customer, |
【シチュエーション別 宛名の書き方〜カジュアルメール編〜】
| シチュエーション | 宛名の書き方 |
| 社内の同僚の場合 | Dear 【ファーストネーム】, |
| 社内の親しい同僚の場合 | Hi 【ファーストネーム】,Hello 【ファーストネーム】,【ファーストネーム】, |
| 社内メールで複数人に一斉送信する場合 | Hi everyone, |
宛名の最後には、「, (カンマ)」あるいは「: (コロン)」を入れるのを忘れないようにしてください。
一般的にはアメリカ英語式ではコロンを、イギリス英語式ではカンマを使いますが、厳格なルールはありません。
STEP3: 挨拶・書き出し
初めて英語メールを送る場合は、第1文目に下記のような挨拶を書くのが一般的です。
| 挨拶・書き出し(日本語) | 挨拶・書き出し(英語) |
| ○○に感謝します。 | Thank you for your ○○. |
| お元気でお過ごしでしょうか。※日本語の「お疲れ様です」にあたる表現 | I hope this message finds you well. |
| お会いできて光栄です。 | It’s a pleasure to meet you. |
| 良い休暇を過ごされましたか。 | I hope you had a nice holiday. |
| 先日はお会いできて光栄です。 | It was a pleasure to meet you the other day. |
| いつもありがとうございます。※日本語の「お世話になっております」にあたる表現 | Thank you always for your ongoing support. |
| いつもご支援ありがとうございます。※日本語の「お世話になっております」にあたる表現 | Thank you for your patronage. |
そして、2文目には下記のようなフレーズや例文を使ってメールの目的を簡潔に説明します。
| メールの目的を伝える表現(日本語) | メールの目的を伝える表現(日本語) |
| ○○について連絡をするためにメールを書いています。 | I am writing this email to tell you about ○○. |
| ○○に関しては、 | Regarding ○○, |
| ○○するためにご連絡しています。 | I am reaching out to ○○. |
| このメールは○○するためのものです。 | This email is to ○○. |
| Vする必要があります。 | We need to V原形. |
| このメールはSがVであることをお知らせするためにお送りしています。 | This email is to inform you that S + V 〜. |
次章で紹介する「【シチュエーション別】英語のビジネスメールで使える例文・フレーズ一覧」では、状況別に使える英語の書き出しの例文を紹介しています。
また、下記の記事でも英文メールの書き出しについて詳しく紹介しています。
興味のある方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。
STEP4: 本題
そして、本題に移ります。
用件の詳細について分かりやすく、かつ丁寧に説明してください。
視覚的に見やすくなるため、下記のように「箇条書き」を活用することがおすすめです。
| 「箇条書き」を使って英語メールを書いた例 |
| 【英語本文】 Hi John, I appreciate your help to prepare for our meeting. Could you please: Set up Room1 for 10 peoplePrint out 15copies of the handoutSet up the projector Thank you in advance. 【日本語訳】 ジョンへ、 会議の準備を手伝ってくれてありがとう。下記のことをお願いします。 10人が参加できるようにRoom1をセットアップする資料を15部コピーするプロジェクターの準備をする よろしくお願いします。 |
箇条書きを使うと、メールが短くシンプルで分かりやすいものになりますよ。
STEP5: 締めの言葉・結びの言葉
締めの言葉と結びの言葉を使って、メールの終わりを締めくくります。
下記は、代表的な締めの言葉の例を「フォーマルなメール」と「カジュアルなメール」の2つのケースに分けて紹介したものです。
上司や取引先には「フォーマルなメール」を、同僚や部下には「カジュアルなメール」で紹介する表現を使ってください。
【締めの言葉の例〜フォーマルメール編〜】
| 締めの言葉(日本語) | 締めの言葉(英語) |
| 何かご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。 | Should you have any questions, please contact us at any time. |
| 何かお手伝いできることがございましたら、ご連絡いただければと存じます。 | If we can be of any further assistance, please let us know. |
| Vすることを楽しみにしております。 | I look forward to Ving 〜.※V=動詞 |
| Vできることが光栄です。 | We would be pleased to V原形 〜. |
| ご協力ありがとうございます。 | Thank you for your cooperation. |
| よろしくお願いいたします。 | Thank you in advance. |
| ご検討いただきありがとうございました。 | Thank you for your consideration. |
| 早急に対応していただけるとありがたいです。 | I would appreciate it this could be taken care of promptly. |
| さらに詳しい情報が必要な場合はお知らせください。 | Please let me know if you need further information. |
| ご理解とご協力ありがとうございます。 | Thank you for your patience and cooperation. |
| お役に立てたとしたら幸いです。 | I hope that helps. |
| 今週はこのような状況でした。 | That’s about it for this week. |
| しばらく様子を見ましょう。 | Let’s see how it goes. |
| できるだけ早くご返信します。 | I’ll try to get back to you as soon as possible. |
| ご迷惑をおかけして申し訳ございません。 | I’m sorry for the inconvenience. |
| お気をつけて。 | Please stay safe. |
| 寒くなってきたので暖かくお過ごしください。 | Please keep yourself warm. |
| ご支援いただきありがとうございます。 | I appreciate your support. |
【締めの言葉の例〜カジュアルメール編】
| 締めの言葉(日本語) | 締めの言葉(英語) |
| 分からないことがあったらいつでも連絡ください。 | Let me know if you have questions. |
| 返信を楽しみにしています。 | Hope to hear from you soon. |
| 一緒に働ければ光栄です。 | Hope to work with you soon. |
| 手伝ってくれてありがとうございます。 | Thank you for your help. |
次に、結びの言葉についてですが、日本語のビジネスメールの結びの言葉に使われる「敬具」や「かしこ」にあたるフレーズが英語にも存在します。
英語の結びの言葉は、下記のように相手との関係性や状況によって使用すべきフレーズが異なるため注意してください。
【結びの言葉の例〜フォーマルメール編〜】
| 相手 | 結びの言葉の例 |
| 新規クライアントや重要な取引先の場合 | Yours faithfully, Yours sincerely, Sincerely yours, Sincerely, Yours sincerely, |
| 既存のクライアントや取引先の場合 | With best regards, With kindest regards, Regards,Best regards, Yours truly, Kind regards, ※ビジネスメールでは”Best regards,”や”Kind regards,”が最もよく使われる表現ですが、”Kinds regards,”の方が”Best regards,”よりも丁寧な表現です。 |
| 社内の同僚や部下の場合 | All the best,Best,Yours,Thanks,Cheers,Best wishes,Many thanks, |
【結びの言葉の例〜カジュアルメール編〜】
| 日本語 | 英語 |
| じゃあね！ | All the best! |
| では。 | Bye for now. |
| 幸運を祈る！ | Good luck! |
| 良い1日(週末)を！ | Have a nice day (weekend)! |
| また連絡ください。 | Keep in touch. |
| お大事に！ | Take care. |
| (出張や旅行などを控えている相手に対して)ご無事で。 | Have a safe trip. |
| また後ほど！ | Talk to you later,Talk to you soon, |
| ありがとう | Thanks, |
| またね！ | See you, |
英語メールの結びや締めの言葉についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もあわせてお読みください。
STEP6: 署名
最後に署名を入れます。
日本語とは順番が逆になるため、注意してください。
| 英語メールでの署名の書き方 |
| 個人名 役職部署名 会社名 会社住所・郵便番号 メールアドレス 電話番号 コーポレートサイトのURL |
【英語メールの署名の書き方の例】
Taro Okada (Mr.)
Marketing & Sales
Overseas Marketing Department
XYZ Company
123 XYZ, Shibuya, Tokyo, Japan, 123-4567
t.okada@xyz.com
+81 (0)3-0123-4567
URL: https://www.abc.com
外国人は、日本人の名前を見ても性別を特定することは難しいです。
そのため、名前のあとに(Mr.)や(Ms.)といった記載をしておくと親切でしょう。
電話番号については、日本の国番号である+81をつけると丁寧で分かりやすいです。
また、署名については、カジュアルなメールであったり、何度もやり取りしていたりする場合は個人名だけ書けば大丈夫です。
英語のビジネスメールを書くときに注意すべき点
つづいて、英語のビジネスメールを書く際には、下記の4点に留意してください。
- 端的かつ明確な件名にすること
- 結論ファーストで簡潔に書くこと
- シンプルで分かりやすい英文を心がけること
- 明確で分かりやすい指示にすること
本章では、それぞれの注意点について詳しく説明します。
これらの点に留意しながら英語メールを書くことで、より洗練されたビジネスメールが作成できるようになるでしょう。
端的かつ明確な件名にすること
英語メールの件名は、英語メールの「顔」にあたる部分です。
件名をつける際には、下記の4点に留意しましょう。
- メールの内容がわかるように簡潔に書く
- 名詞形にする
- 最も重要な単語を最初に持ってくる
- “the”や”a / an”といった冠詞はなくても意味が通じるので省略する
件名は簡潔に書くことが大切ではありますが、“Inquiry”「問い合わせ」や”Information”「お知らせ」など1語で済ませるのはおすすめではありません。
スパムメールであると勘違いされて、メールを読まずに削除される恐れがあるからです。
目安として10語以内にまとめるよう心がけてください。
また、緊急性があるメールの場合は件名に【Urgent】「緊急」や【Heads-up】「注意喚起」とカッコ付きで目立たせて書くことで、相手に注目されやすくなります。
しかし、目立たせるために”IMPORTANT”のように単語を全て大文字で書いてしまうことはNGです。
英語圏では単語を全て大文字で書くと、怒りを表しているように捉えられてしまいます。
分かりやすく、かつ相手に注目してもらえるように工夫して件名をつけましょう。
結論ファーストで簡潔に書くこと
英語のメールを書く際には、結論ファーストで簡潔に書くことを意識しましょう。
日本語のメールの場合は、「お世話になっております。」「貴社の益々の…」といった枕詞や事項の挨拶を書き出しに持ってくることが一般的ですが、英語のメールは異なります。
効率性や相手の時間を尊重する姿勢が重視されることから、日本語のメールのような挨拶を抜いていきなり本題から入って問題ありません。
長々と書くのではなく、結論ファーストで簡潔に書いて相手が必要な情報を即座に理解できるようにしてください。
シンプルで分かりやすい英文を心がけること
英語のビジネスメールを書く際に、「大人が相手だから難しい表現を使ったほうが良いだろう」と考えて小難しい単語やフレーズを使おうと考える人がいますが、これはおすすめではありません。
理由はビジネスメールでは、難しい表現を使うことよりも情報を「正確に」伝えることのほうが重要であるからです。
普段使い慣れていない単語やフレーズを使ってしまうと、相手に誤解を与えたり、最悪の場合は相手の気分を害して関係に亀裂が入ってしまったりする恐れがあります。
中学生レベルの簡単な英文や単語で全く問題ありません。
伝えたいことを「正確に」伝えることに重点を置きましょう。
明確で分かりやすい指示にすること
英語のメールを書く際、特に相手に依頼や指示をする際には明確で分かりやすく記載するように心がけてください。
それは、外国人には日本人のような「行間を読む」「文脈から判断する」といったことは一切通用しないからです。
「この間のあの件」や「なるべく早く」と言った曖昧な表現ではなく、「○月○日に提出してもらった請求書の件について」「○月○日の○時までに」といったように具体的に伝えましょう。
相手とのミスコミュニケーションを減らすことにつながり、結果としてあなたの業務がスムーズに進みます。
【シチュエーション別】英語のビジネスメールで使える例文・フレーズ一覧
次に、下記の11個のシチュエーション別に英語のビジネスメールで使える例文やフレーズを紹介します。
- 自己紹介をするとき
- 会議の開催や報告など相手に何かを知らせるとき
- 問い合わせや依頼をするとき
- クレームや苦情を伝えたいとき
- 受信したメールに返信するとき
- 返信が遅くなってしまったことを謝罪するとき
- 感謝を伝えるとき
- 相手にお祝いを伝えるとき
- 謝罪やお詫びを伝えるとき
- 添付書類をつけるとき
- 進捗状況を報告するとき
なかには、上司や取引先などのフォーマルなメールに使える表現だけでなく、同僚や部下などに使えるカジュアルなメール表現も紹介しています。
これらの例文やフレーズを使うことで英語メール作成にかける時間を短縮できるとともに、自信を持って英語メールが書けるようになるでしょう。
ぜひ参考にしてください。
自己紹介をするとき
日本語のメールでは、自己紹介や相手に初めてメールを送る際に「突然のメールを失礼致します。」といった枕詞をよく使いますが、英語圏を始め海外の国ではこのようなフレーズは一切使用しないため注意してください。
自己紹介をする際に使える例文・フレーズは下記の通りです。
| 日本語 | 英語 |
| 私は○○社の××です。 | I am ××from ○○. |
| ○○を担当しています。 | I am in charge of ○○. |
| 初めてメールさせていただきます。 | I am writing to you for the first time. |
| ○○でお目にかかれて光栄でした。 | It was a great pleasure to meet you at ○○. |
自己紹介のポイントとしては簡潔にまとめることです。
すぐに本題に移ることを意識しましょう。
英語の自己紹介メールの書き方についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。
▼あわせて読みたい記事
会議の開催や報告など相手に何かを知らせるとき
会議の開催や報告など、相手に何かを知らせるときに役立つ例文やフレーズを「フォーマルなメールの場合」と「カジュアルなメールの場合」の2つに分けて紹介します。
【フォーマルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| S(主語)がV(動詞)であることをご連絡させていただきます。 | We are writing to inform you that S + V 〜. |
| ○○の確認でご連絡させていただきました。 | We are writing to confirm ○○. |
| SがVであることを慎んでお知らせ申し上げます。 | ・We are pleased to announce that S + V〜.・I am delighted to inform you that S + V〜. |
| 大変申し訳ございませんが、SがVであることをお知らせいたします。 | We regret to inform you that S + V 〜. |
| 慎重に検討いたしました結果、弊社はVしないことを決定いたしました。 | After careful consideration, We have decided not to V原形〜. |
| 下記は○○です。 | Below is ○○. |
| SがVであることを正式にメールにてお伝えします。 | Please accept this email as an official notice that S + V 〜. |
| Zoomで会議を行いたいと思います。 | I would like to hold a meeting via Zoom. |
【カジュアルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| SがVであることをお知らせします。 | This is to let you know that S +V 〜. |
| ○○を確認するために連絡しました。 | I am writing to confirm ○○. |
| SがVであることをご連絡いたします。 | I wanted to tell you that S +V 〜. |
| 申し訳ないのですが、私たちはVできません。 | We are sorry, but we can’t V原形〜. |
| 残念ながら私はVできません。 | I have to tell you that I can’t. V原形〜. |
問い合わせや依頼をするとき
質問や依頼をする際には、”please”を使いたくなってしまいますが、1回のメールで何回も使用すると、「もういい加減に聞いてほしい」と怒っているような印象を相手に与えてしまうため気をつけてください。
下記のフレーズや例文を参考にしながら、相手に丁寧に問い合わせや依頼をしましょう。
【フォーマルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| Vしていただきたいと思い、ご連絡させていただきました。 | I am writing to ask you to V原形〜. |
| ○○についてお伺いしたく、ご連絡させていただきました。 | I am contacting you to enquire about ○○. |
| ○○をいただけると幸いです。 | We would appreciate it if you would provide us with ○○. |
| ○○をご送付いただけますでしょうか。 | It would be highly appreciated if you could send us ○○. |
| ○○について教えていただけますか？ | We would appreciate it if you would advise us on ○○. |
| ○○について知らせていただけますか。 | It would be grateful if you could let me know ○○. |
| ○○について話すための面談の機会をいただけますか。 | It would be highly appreciated if we could set up a meeting to discuss ○○. |
| Vしていただけませんか？ | Could you please V原形〜? |
| Vしていただくことは可能ですか？ | Would it possible for you to V原形〜? |
| ○○にご協力をお願いいたします。 | We request your assistance in ○○. |
| 下記の日時よりご都合の良い日時を教えていただけますか？スケジュールを調整させていただきます。 | Please advise your convenient dates and timings as below, and I will adjust accordingly. |
| ○○に関するあなたのご意見を伺いたいです。 | I would like to get your input on ○○. |
| Vしていただけると大変ありがたいのですが。 | I’m wondering if you could V原形〜. |
【カジュアルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| Vしてもらうために連絡しました。 | I am writing to ask you to V 原形〜. |
| ○○について聞きたいことがあって連絡しました。 | This is to enquire about ○○. |
| ○○を送っていただけませんか？ | Can you send me ○○? |
| ○○について私たちに教えてもらえますか？ | Please let us know ○○. |
| ○○について会ってお話することはできますか？ | Can we meet to talk about ○○? |
クレームや苦情を伝えたいとき
クレームや苦情を伝えたいときに使える表現や例文は、下記の通りです。
【フォーマルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| この度は○○について不満を申し上げたく、ご連絡させていただきました。 | I am writing to express my dissatisfaction with ○○. |
| 遺憾ながら、SがVであることをお知らせいたします。 | We regret to inform you that S + V 〜. |
| このメールは、○○の問題に関するものです。 | This email is to notify you about a problem I am having with ○○. |
| あなたの○○に落胆しています。 | I am deeply disappointed with your ○○. |
| ○○についての懸念事項をお伝えします。 | I am writing to express my concern about ○○. |
【カジュアルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| ○○について苦情を言いたく、連絡を差し上げました。 | I am writing to complain about ○○. |
| 申し訳ないのですが、SがVです。 | I am sorry to say that S + V 〜. |
受信したメールに返信するとき
下記は、受信したメールに返信する際に役立つ例文と表現をまとめたものです。
【フォーマルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| ご連絡をいただきましてありがとうございます。 | Thank you for contacting us. |
| 【月日】にメールを送信していただき、ありがとうございます。 | Thank you for your email dated 【月日】. |
| ○○についてご連絡いただきありがとうございます。 | Thank you for your email regarding ○○. |
| あなたの最後のメールに書かれていた○○によると、 | In response to your last email regarding ○○, |
【カジュアルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| ご連絡をいただきましてありがとうございます。 | Thank you for contacting us. |
| ご依頼に関してSがVします。 | As to your request, S + V〜. |
| 【月日】のメール、ありがとうございます。 | Thank you for your email dated 【月日】. |
英語メールの返信についてさらに詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
返信が遅くなってしまったことを謝罪するとき
返信が遅くなってしまったことを謝罪する際には、下記のような例文やフレーズが使えます。
【フォーマルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| 返信が遅くなり、大変申し訳ございませんでした。 | We are extremely sorry for the delay in replying to you. |
| メールの返信が遅れましたこと、心からお詫び申し上げます。 | Please accept my apologies for the late reply. |
| この件についてご連絡が遅くなってしまい申し訳ございません。 | I am sorry this was not communicated earlier. |
| 予定より時間がかかってしまい、申し訳ございませんでした。 | I am sorry it took longer than it should have. |
【カジュアルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| 返信が遅くなってしまいごめんなさい。 | ・I am sorry for my late reply.・I am sorry for the delayed response. |
感謝を伝えるとき
相手に感謝を伝えるときには、下記のようなフレーズや例文を使いましょう。
【フォーマルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| Vしていただき、誠にありがとうございました。 | Thank you very much for Ving 〜. |
| 本件に関してのご尽力に感謝いたします。 | We really appreciate your help in this matter. |
| 迅速なご回答ありがとうございます。 | Thank you very much for your quick reply. |
| この場を借りて○○について皆様に感謝を申し上げます。 | I would like to take this opportunity to thank you for ○○. |
【カジュアルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| ○○に深く感謝しています。 | I am deeply grateful for ○○. |
| 〜をありがとうございます。 | Thank you for 【名詞またはVing】. |
相手にお祝いを伝えるとき
下記は、相手にお祝いを伝えるときに使える表現・例文です。
| 日本語 | 英語 |
| ○○を祝ってお祝いを申し上げます。 | Congratulations and best wishes to you all the best for your ○○. |
| 心を込めて、○○おめでとうございます。 | I am writing to send you my warmest congratulations on your ○○. |
| SがVであると聞いて大変嬉しく思っています。 | I’m glad (またはhappy) to hear that S + V〜. |
謝罪やお詫びを伝えるとき
謝罪やお詫びを伝えるときには”sorry”だけでは失礼です。
下記のように相手に敬意を示した上で、心から謝罪やお詫びを伝えられる丁寧な表現やフレーズを使いましょう。
また、謝罪を述べる際には、下記のような情報についても伝えると相手に安心してもらえます。
- 問題が発生した原因
- 問題が解決しそうなタイミング・日時
- 再発防止策
【フォーマルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| ○○によってご迷惑をおかけしたことをお詫びいたします。 | We would like to apologize for any inconvenience caused by ○○. |
| 納期が遅れてしまい申し訳ございませんでした。 | We are sorry for the delayed delivery. |
| ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんでした。 | Please accept our apologies for any inconvenience caused. |
| ○○については大変申し訳ございませんでした。 | ・This is to apologize for ○○.・Kindly receive my apologize for ○○. |
| 会社を代表しまして、○○について心からお詫び申し上げます。 | On behalf of the entire company, I must sincerely apologize for ○○. |
| 私自身深くお詫び申し上げます。 | I personally apologize for ○○. |
| 【結びの言葉として改めて謝罪するとき】○○によりご迷惑をおかけしたことを再度お詫び申し上げます。 | Once again, please accept our apologies for ○○. |
【カジュアルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| ご迷惑をおかけしてすみません。 | ・I am sorry for the trouble caused.・I apologize for the trouble. |
添付書類をつけるとき
添付書類をつけるときには、下記のようなフレーズや例文を使ってください。
【フォーマルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| ○○を添付しましたのでご確認ください。 | Please find attached ○○. |
| ○○を添付しましたのでご検討ください。 | I am attaching ○○for your consideration. |
| 添付資料は○○です。 | Attached is ○○. |
| ○○を添付してお送り致します。 | I am sending ○○ as an attached document. |
【カジュアルなメール】
| 日本語 | 英語 |
| ○○を送ります。 | I am attaching (またはsending) you ○○. |
| 添付した○○をご覧ください。 | Please find attached ○○. |
進捗状況を報告するとき
プロジェクトや業務の進捗状況を報告する際に使える表現や例文は、下記の2つです。
| 日本語 | 英語 |
| ○○の進捗状況をお伝えします。 | Just a brief update on ○○. |
| 問題は何もございません。プロジェクトは万事順調に進んでおります。 | We shouldn’t have any trouble. The project is going well on schedule. |
英語のビジネスメールの実例
前章では、シチュエーション別に英語のメールで役立つ表現や例文を紹介しました。
本章では、下記の3つのメールについてメール文全体を紹介します。
- 自己紹介メール
- お礼を伝えるメール
- 相手に依頼するメール
本章を読めば、これらのメールの全体像が理解できるとともに、実際にメールを書く際のテンプレートとして役立つでしょう。
自己紹介メール
Subject: Introduction – Jiro YAMAMOTO
Dear Mr. White
This email is to introduce myself to you. I am Jiro YAMAMOTO. Everyone calls me “Yama”, so you can also call me “Yama”. I will be a sales assistant and work in the section you will join next week. I look forward to meeting you and working with you.
Please let me know if there’s anything I can help.
Sincerely,
Jiro YAMAMOTO
————————————————–
件名：自己紹介-山本次郎
ホワイトさん
このメールは私自身を紹介するために書いています。
私は山本次郎と申します。
周囲には「ヤマ」と呼ばれているため、ホワイトさんも私のことをそう呼んでくださいね。
私は営業部のアシスタントで、あなたが来週から入る部署におります。
あなたにお会いして一緒に働くことを楽しみにしております。
心を込めて、
山本 次郎
お礼を伝えるメール
お礼を伝えるメールでは、件名に「感謝」の気持ちを表す単語やフレーズが入れると良いです。
また、複数の方に同じお礼のメールを送る際には、全員同じ内容にするのではなく一部表現を変えるようにすると好印象を与えられます。
Subject: Thank you for your support
Dear Ms. Anderson,
We really appreciate that you spent lots of time with us to help our project.
Thanks to you, we finished our tasks much earlier than we had expected.
Thank you for your time once again and continued partnership with our corporation.
We look forward to seeing you next week.
Best regards,
Jiro YAMAMOTO
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件名：サポートいただきありがとうございます。
アンダーソンさん
私たちのプロジェクトのために多くのお時間を割いていただき誠に感謝しております。
あなたのおかげで、予定よりも早く作業を終えることができました。
改めまして本当にありがとうございました。今後とも弊社と変わらぬお付き合いをよろしくお願いいたします。
心より、
山本 次郎
相手に依頼するメール
下記は、相手に何か依頼する際に送るメールの文例です。
Subject: Request for giving us a lecture
Dear Mr. Black,
Hello. I’m Jiro YAMAMOTO.
We have several in-house seminars every year. For the next one, we wonder if you could give us a lecture regarding great customer service.
Recently the number of customers who complain about our customer service has been increasing.
We have to improve the quality of our customer service as soon as possible.
One of our clients joined your lecture before and praised you so much.
We’d really appreciate it if you could share your knowledge and skills at our seminar. We’d like to invite you to our office at 15:00 on September 12th . Approximately 30 employees are supposed to join the seminar.
We’d greatly appreciate it if you could give some consideration to this matter.
We’re looking forward to your reply soon.
Best regards,
Jiro YAMAMOTO
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件名：講義の依頼
ブラック様
こんにちは。山本次郎と申します。
弊社では年に数回社内研修を実施しているのですが、次回の研修にブラック様にお越しいただき優れたカスタマーサービスに関する研修の講師を務めていただきたいです。
最近、弊社のカスタマーサービスについての苦情が多数寄せられております。
この状況をいち早く改善したいと考えております。
弊社のクライアントの方の1人があなたの講義を大絶賛しておりました。
弊社の研修にて、ブラック様の知識や経験を教えていただけると幸いです。9月12日の15時に研修を予定しております。およそ30名の社員が研修に参加する予定です。
この件について前向きにご検討いただけると幸いです。
ご返事をお待ちしております。
心より、
山本 次郎
まとめ：英語のビジネスメールは「型」を覚えれば書ける！
本記事では、英語のビジネスメールの書き方について解説しました。
英語のビジネスメールには「型」があり、下記のステップを踏んで書くことがポイントです。
STEP1:件名
STEP2: 宛名
STEP3: 挨拶・書き出し
STEP4: 本題
STEP5: 締めの言葉・結びの言葉
STEP6: 署名
本記事で紹介した例文やフレーズを参考にしながら 、メールを送る相手や状況に合わせて英語メールを書いてください。
最初は慣れるまでに時間がかかるかもしれませんが、徐々に慣れていきよく使われるフレーズや表現も覚えられるようになるでしょう。
