英語での電話応対はこれで安心！｜実践フレーズと例文をご紹介！

グローバル化が進む現代では、ビジネスシーンはもちろん、日常的に英語で電話をかける機会が増えています。

英語での電話応対に不安を感じたことがある方も多いのではないでしょうか。特に、ビジネスシーンでは適切なフレーズや表現を使うことが求められ、緊張してしまうこともよくあるものです。

この記事では、電話をかける状況や相手との関係性ごとの適切な英語の電話応対フレーズをご紹介します。実践的な例文も交えて解説していますので、しっかりと英語の電話応対をマスターしたい方はぜひご一読ください。

【英語での基本応対フレーズ①】電話を受ける

まずは電話を受けるときに使える、基本的な英語フレーズを確認していきましょう。

もしもしと言う

もっとも一般的な電話の出だしの挨拶です。カジュアルからビジネスまで幅広く使えます。

自分の名前を名乗ることで、相手に安心感を与えます。ビジネスシーンでも使えます。

電話に出る

ビジネスシーンでの標準的な応対です。時間帯に応じて挨拶を変えます。

会社名を名乗りつつ、相手の要件を尋ねるフレーズです。プロフェッショナルな印象を与えます。これでも十分丁寧な表現ですが、実際に筆者がオーストラリアで経理業務をしていたとき、大手銀行などの格式ばった対応をする会社に対しては、さらに丁寧な「How may I assist you today?」を使うことも多かったです。

相手の名前や会社名を聞く

丁寧に相手の名前を尋ねるフレーズです。比較的カジュアルなシーンからビジネスシーンまで幅広く使われます。

間違ってもビジネスシーンでは「What’s your name?」を使ってはいけません。筆者は緊張からつい電話口で「What’s your name?」を使ってしまったことがあるのですが、同僚から注意を受けました。What’s your name?はかなりぶっきらぼうな印象を与えます。

相手の会社名を尋ねる際の丁寧な表現です。同じ英語圏でも使われる英語表現は若干の違いが見られるものですが、Could you ～, please?のパターンは、どの国であっても幅広いビジネスシーンで使用されています。

要件を伺う

相手の要件を尋ねる際の一般的なフレーズです。丁寧で親しみやすい印象を与えます。

カジュアルな場面でも使えるフレーズです。フレンドリーな印象を与えます。

相手に待ってもらう

相手に待ってもらう際の表現で、とても丁寧なニュアンスです。フォーマルなビジネスシーンでもよく使われます。

短く簡潔に待ってもらうフレーズです。カジュアルな印象を与えます。

担当者の不在を伝える

担当者が不在であることを丁寧に伝える、定番のフレーズです。短時間の不在を伝えるときに使えます。

担当者が外出などで比較的長時間オフィスにいない場合は、こちらの英語フレーズが最適です。

担当者不在時の対応方法

伝言を預かる提案をする際の丁寧なフレーズです。「at the moment（ただ今）」という表現により短時間の不在を印象づけるため、実際の電話での応対ではこのあとに「No,thank you. I’ll call back in a little while.（いいえ、結構です。しばらくしたら折り返し電話します）」と続くことも多かったです。

上記と同じく、ビジネスシーンで幅広く使えるフレーズです。

再度連絡するときのフレーズ

英語圏でのビジネスシーンでは、日本以上に「いつまでに・どこで・誰が・何をする」かをより一層明確にすることが求められます。

英語での電話対応でも、再度連絡する際は具体的な連絡の期限を伝えた方がプロフェッショナルな印象を与えます。しかしどうしても期限が決められないときはこの表現を使い、早く対応しようとしている姿勢を見せましょう。

再度連絡する時間を具体的に提案するフレーズです。相手の都合を確認する丁寧な表現です。

電話を切る

電話を切る際の一般的な挨拶です。親しみやすく、ポジティブな印象を与えます。

感謝の意を伝えつつ電話を切るフレーズです。丁寧でプロフェッショナルな印象を与えます。

電話を受けるときの会話例

上記の表現などを使った具体的な会話例を見てみましょう。

受信者: 

発信者: 

受信者: 

発信者:

受信者:

発信者:

【英語での基本対フレーズ②】電話をかける時

次に電話をかけるときに使える、基本的な英語フレーズを確認していきましょう。

相手が電話を取ったときの第一声

自分の名前と会社名を名乗ることで、相手に安心感を与えます。ビジネスシーンでよく使われます。

時間帯に応じた挨拶を使うことで、丁寧な印象を与えます。

担当者につないでほしい時

丁寧な表現で、比較的カジュアルなシーンから関係の浅い取引先との連絡まで幅広く使えます。

上記よりもさらに丁寧な表現で、社外との連絡に向いています。

実際のビジネスシーンでは、ある程度関係ができたあとは、Could you connect me to [Recipient Name], please?ではなく、May I speak to [Recipient Name], please?といった比較的カジュアルな表現の方が多く使われます。

電話の目的を伝える

電話の目的を明確に伝えることで、プロフェッショナルな印象を与えます。

こちらも具体的な目的を伝える表現ですが、「I wanted to」を使うことでカジュアルなニュアンスになっています。関係の浅い取引先へ使う場合は「I’d like to」を使った方が良いでしょう。

確認を取る時

相手に確認を依頼する、とても丁寧なフレーズです。幅広いシーンで使えます。

上記と同じく確認のための表現ですが、上記に比べカジュアルなニュアンスがかなり強くなっています。

担当者の不在時

担当者の戻り時間を尋ねる丁寧なフレーズで、幅広いシーンで使えます。

かなり丁寧に伝言をお願いするフレーズで、関係の浅い取引先などに対しても使えます。

電話を切る時

感謝の意を伝えつつ電話を切る、一般的なフレーズです。

相手にポジティブな印象を与える感謝のフレーズです。

電話をかける時の会話例

上記の表現を使った具体的な会話例を見てみましょう。

発信者:

受信者:

発信者:

受信者:

発信者:

【英語での基本対フレーズ③】留守番電話

留守番電話は相手とのコミュニケーションがとれない分、シンプルに要件をまとめ「伝わりやすい」英語で話すことを意識しましょう。

留守番電話で使える英語フレーズです。

留守番メッセージを残す

自分の名前、会社名、電話の目的、連絡先を明確に伝えるフレーズです。ビジネスシーンでよく使われます。

丁寧でフォーマルな表現です。早めの対応を依頼する際に使います。

【英語での基本応対フレーズ④】英語での電話中によくあるトラブル

英語での電話対応が難しいと言われる理由に、音声トラブルや音声の聞きづらさがあげられます。英語での電話トラブルに対応するための表現です。

英語が聞き取りにくい・理解できなかった時

丁寧に聞き返すフレーズで、相手に対して失礼にならないように配慮しています。

直接的な表現です。決して横暴な印象は与えませんが、比較的カジュアルな場面に向いています。

電波が悪い時

丁寧に相手に再度話してもらうようお願いするフレーズです。

カジュアルなニュアンスで、自分の声が聞こえているかを確認するフレーズです。

相手が話している途中で切断された時

どのようなビジネスシーンでも問題なく使える表現です。

切断された部分を再度確認するためのフレーズです。Can you ～から始まることで、カジュアルな印象を与えます。

誤解を避ける時

相手の意図を確認し、誤解を避けるためのフレーズです。相手に発言を促すニュアンスで、Whatを使って質問するより柔らかい印象を与えます。

まず「自分が理解しているか確認させてもらう」スタンスを見せることで、丁寧に相手の発言を促しています。

長引いた電話を打ち切りたい時

会話を終わらせるためのフレーズで、ビジネスシーンはもちろん、さまざまなシーンで使用できます。

他の予定を理由に通話を終わらせるためのフレーズです。比較的直接的な表現のため、このあとに謝罪の言葉などを付け加えた方が丁寧な印象を与えるでしょう。

間違い電話をかけた時

間違い電話をかけたことを謝罪する、一般的なフレーズです。

番号を間違えたことを認めるフレーズです。プロフェッショナルな印象で、ビジネスシーンでの利用に向いています。

間違い電話を受けた時

相手に間違い電話であることを丁寧に伝えるフレーズです。

丁寧に間違い電話であることを、ダイレクトに伝えるフレーズです。直接的な表現のため、フォーマルな対応が求められる職場では、上記I’m afraid you have the wrong number.の方を使いましょう。

他の担当者につないでほしい時

担当者に繋いでもらうための丁寧なフレーズです。フォーマルな対応が求められる場面にも使えます。

担当者に繋いでもらうためのフレーズです。上記の表現と比べると、比較的カジュアルなニュアンスです。

なお筆者の経験では、ビジネスシーンであっても、ある程度関係ができあがったあとは

I’d like to speak with [Name], please.

May I talk to [Name], please?

といった比較的カジュアルな表現が使われることが多かったです。

相手の名前や会社名のスペルが分からない時

名前や会社名のスペルを確認するための、丁寧なフレーズです。

認識が合っているか不安な時

認識が合っているか確認するためのフレーズです。カジュアルなニュアンスですが、相手に発言を促すことで柔らかい印象を与えることができます。

上記と同じく認識を確認するフレーズですが、こちらの方がプロフェッショナルでより丁寧な印象を与えます。

もっとダイレクトに聞きたいのであれば「what you mean by that?（どういう意味ですか？）」という表現もあります。しかしこの表現は相手に乱暴な印象を与える可能性もあり、実際に私もビジネスシーンで使われているところは見たことがありません。

上記のように相手に発言を促す形で確認する、もしくははっきりと確認したいのであれば「Could you clarify what you mean by that?」という形にするなど、丁寧に対応するようにしましょう。

【シーン別電話フレーズ】ビジネスシーンでの英語電話

アポイントメントの取り方

丁寧かつ直接的な表現です。幅広いシーンで使えます。

柔らかい表現で、相手の都合を伺うニュアンスがあります。

実際の会話は以下のようになります。

発信者: 

受信者: 

発信者: 

受信者: 

発信者: 

アポイントメントの変更/キャンセルの方法

丁寧に謝罪しつつ、予定変更を伝える表現です。

具体的な代替案を提示しつつ、変更を依頼する表現です。比較的カジュアルな表現のため、もっと丁寧に聞きたいときは「Can we ～」を「Could  you mind if ～」に変えると良いでしょう。

実際の会話は以下のようになります。

発信者: 

受信者:

発信者: 

受信者: 

発信者: 

メッセージを残す方法

幅広いシーンで使える、とても丁寧な表現です。

ビジネスシーンであっても、比較的カジュアルな場面で適した表現です。同僚や関係の長い取引先などに対し使えます。

実際の会話は以下のようになります。

発信者: 

受信者: 

発信者: 

受信者: 

社内電話の基本

自己紹介を含む基本的な電話の出だしです。

発信者: 

受信者: 

カンファレンスコールの進行

会議中によく使う英語表現には以下のようなものがあります。

会議の最後は質問やまとめをし、会議の内容を簡潔に明確にして会議を終わります。

実際の会話は以下のようになります。

ホスト: 

参加者:  

ホスト:

～会議～

ホスト:

【シーン別電話フレーズ】お客様対応の英語電話

ここからはカスタマーサポートなどのお客様対応でよく使う英語表現を見ていきましょう。

お客様のニーズを聞き出す方法

カスタマーサポートの出だしとして、もっとも一般的な表現です。

具体的な情報を求めることで、より適切な対応をするための表現です。

実際の会話は以下のようになります。

エージェント: 

客:  

エージェント: 

苦情対応のフレーズ

お客様の不満を受け止め、解決に向けて動く姿勢を示す表現です。

クレーム内容によっては、顧客側に問題がある場合もあります。そんなときは上記のような表現を使い、共感を示しつつ問題解決に向けて協力が必要な旨を丁寧に伝えましょう。

実際の会話は以下のようになります。

客: 

エージェント: 

客:  

エージェント:

フォローアップの電話のかけ方

前回の会話を踏まえて、進捗を確認するための表現です。比較的カジュアルなシーンからビジネスシーンまで幅広く使えます。

 お客様の満足度を確認し、問題がないかを確認するための丁寧なニュアンスの表現です。

実際の会話は以下のようになります。

エージェント: 

客:  

エージェント: 

感謝の意を伝えるフレーズ

シンプルでありながら、感謝の気持ちを伝える基本的な表現です。

エージェント: 

客:  

エージェント:

重要な情報の確認方法

重要な情報を再確認するための、とても丁寧な表現です。

エージェント: 

客:  

エージェント: 

【シーン別電話フレーズ】日常生活での英語での電話の会話例

レストランの予約をする時

発信者:  

レストラン:  

発信者: 

レストラン:  

発信者:  

レストラン:  

発信者:  

レストラン:  

発信者:  

ホテルの予約をする時

発信者:  

ホテル:  

発信者:  

ホテル:  

発信者:  

ホテル:  

発信者:  

ホテル:  

発信者:  

まとめ

難しいと思われがちな英語での電話対応ですが、実は使われる表現は限定的です。

上記でご紹介した電話対応で頻出した英語フレーズをしっかりと記憶することで、電話対応はしやすくなります。

一方で実際の電話口では、緊張してしまったり、イレギュラーな対応を求められたりするケースもあり、これらの英語表現だけでビジネスシーンでの英語対応をやりこなすのは難しいものです。

プログリットでは「最適化された学習カリキュラム」を用い「専任のコンサルタントが学習に伴走」することで、ビジネスシーンで使える英語力を短期間で培うことができます。

ぜひプログリットの英語学習コンサルティングプログラムを受講し、自信をもってビジネスシーンで英語を使えるようになりましょう。