誰でもできる！議事録の書き方と準備すべきことを解説

英語の議事録を作成しなくてはいけない方で、このような疑問や悩みを抱えている方はいませんか？

結論、英語の議事録を作成するためには、英語力だけでなく事前にしっかりと準備することが大切です。

準備をしておけば、誰でも英語で議事録を作成できます。

本記事では、英語の議事録で書くべき項目、議事録を書く前に準備しておくべきこと、そして英語の議事録作成に役立つツールやアプリなどについて詳しく紹介します。

読み終わる頃には、会議に向けて何をすべきか明確になり、落ち着いて議事録作成に向けて準備ができるようになるでしょう。

英語での議事録作成を任されたものの、自信がないという方は必読です！

そもそも「議事録」は英語で何て言うのか？

議事録は英語で”minutes”と表現することが一般的です。

時間の『分』と同じ単語であるため、意外に思われる方もいるでしょう。

“minutes”が「議事録」という意味を持つようになった背景には諸説ありますが、本来”minute”は「ものすごく小さい」という意味があり、「会議の小さいもの」「小さな文字が書かれた書類」=「議事録」=”minutes”となったと言われています。

また、議事録を” record of proceedings”や” conference note”と表現することもあるのであわせて覚えておきましょう。 

英語の議事録で書くべき内容

結論から申し上げると、英語の議事録は日本語の議事録と大きな違いはありません。

【英語の議事録の例】

英語の議事録には、下記のような内容を記載するのが一般的です。

本章では、それぞれの書くべき内容について簡単に説明します。

英語の議事録を書く際に参考にしてください。 

会議名

まずは会議名(Title of the Meeting)を書きます。

 下記のように会議の目的を具体的かつ簡潔に書くことが大切です。

日時

続いて日時(Date and Time)を記載します。

アメリカ英語とイギリス英語では、下記のように年月日の書き方が異なるため注意しましょう。

形式	書き方	例（2003年10月21日の場合）
イギリス式	日→月→年	21 October 200321/10/2003
アメリカ式	月→日→, 年※年の前に「カンマ」を入れるのを忘れないようにしてください	October 21, 200310/21/2003

どちらも形式でも間違いではありませんが、混乱を避けるためにどちらかの形式で統一してください。

また、時間については下記のように午前・午後を明らかにして12時間表記を使うことが望ましいです。

海外のクライアントや拠点と会議を行う際には、下記のようにタイムゾーンも記載しておくと丁寧です。

英語での年・月日・曜日の表現についてさらに詳しく知りたい方は、下記の記事も参考にしてください。

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場所

日時の次に、場所(Place / Venue)を記載します。

下記のように会議が行われる場所を書いてください。

出席者・欠席者

次に会議の出席者(Attendees / Members present)と欠席者(Absentees / Members not present)を書いてください。

出席者と欠席者の名前の前後に、役職や部署を記載することが一般的です。

社内の会議であれば、”Mr.” や”Ms.”などの敬称は省略して構いません。

下記の表を参考にしながら、出席者と欠席者の役割や部署名を記載してください。

【主な役職の英語名】

日本語	英語
取締役社長	President
取締役、役員	Director
部長	General Manager
課長	Manager
主任	Section Chief

【主な部署の英語名】

日本語	英語
営業部	Sales Department
経理部	Accounting Department
広報部	Public Relations Department
総務部	General Affairs Department
購買部	Purchasing Department
技術部	Engineering Department

会議の目的

下記のように”To + 動詞の原形〜”を使って、会議の目的(Meeting purpose)を簡潔かつ明確に記載しましょう。

【会議の目的を記載する際に役立つ表現】

議題

議題(Agenda)には、会議で話し合う事項を書き込みます。

読み手のストレスを軽減できることから、話し合われた内容については結論ファーストで書くことを意識しましょう。

また、議題は会議前に共有されることが一般的であるため、会議前に共有された内容をコピーすれば大丈夫です。 

決定事項

決定事項(Decisions made)では、会議で決定したことをまとめます。

議事録を目にした人が即座に理解できるように、”To + 動詞の原形〜”を使って簡潔にまとめましょう。

下記のフレーズがよく使われます。

議事メモ

決定事項とは別にメモしておくべき情報、あるいは意見なのか決定事項なのか判断がつかない情報があれば、議事メモ(Notes)として記録しておきましょう。

メモがあると、読者は議論の背景や文脈を理解しやすくなるからです。

例えば、専門的な議論が行われた場合は、その内容について簡単に説明を加えておくことで、議事録を読んだ人は議論の意図や重要性をさらに理解しやすくなります。 

未決定事項

会議で解決できなかったこと、つまり未決定事項(Open issues)があれば、これも忘れずに書いておくことが大切です。

未決定事項を書く際には、担当者や締め切りも書いておくことが望ましいです。

業務に大きな影響を与える部分であるため、記入漏れや間違いには十分に気をつけてください。 

アクション・アイテム

アクション・アイテムとは、担当者が次に行うべきアクション、あるいは次回の会議までに必要なことをまとめた箇所のことです。

「誰が」「いつまでに」「何をやる」のか明記するようにしてください。 

今後のスケジュール

英語で議事録が上手く書けるかは準備次第！会議前にやるべきこと

英語で議事録が上手く書けるかどうかは、「英語力」よりも「事前準備」にかかっています。

特に、下記の準備をすることがおすすめです。

本章では、それぞれのやるべきことについて詳しく解説します。 

会議の目的と議題を明確にする

まずは、全参加者が会議の目的や理由を理解し、関連トピックに集中できるようにするためにも、会議の目的を明確にしましょう。

そして、目的が明確になったら、その目的を達成するために必要な議題を検討します。

下記の点について考えてみてください。

これらを事前に決めておくことで、会議を進めやすくなるとともに議事録も作りやすくなります。 

参加者のリストを用意しておく

そのため、参加者のリストを用意する際には役職や所属部門なども確認しておくと議事録が作りやすくなります。 

必要な文書や資料を整理しておく

会議に必要な文書・報告書・資料などがあれば整理し、事前に目を通しておいてください。

会議中に専門用語や難解な単語が登場しても意味をイメージしやすくなります。

焦ることなく集中して会議に参加できるため、議事録を作成しやすくなるでしょう。 

フォーマットを用意しておく

「英語の議事録で書くべき内容」でも説明したように、英語の議事録では書くべき内容が決まっているため、英語の議事録に使えるフォーマットを用意しておくことがおすすめです。

会議中にフォーマットを埋めていけば、会議後にスムーズに議事録がまとめられるでしょう。

また、参加予定者や議題など会議前にすでに分かっている内容を書いておけば、会議中書きとる項目が減り、その他の項目を埋めることだけに集中できます。 

音声を記録する機器を用意しておく

議事録を作成するときに、どのような内容が話し合われたか、あるいは誰が発言したのかを忘れてしまう可能性があります。

そのような事態を防ぐために、ボイスレコーダーや録音機能がついたスマートフォンを用意し、会議中に音声を記録することをおすすめします。

また、音声を記録する機器の故障や電池切れなどのトラブルを想定して、2つ以上の録音機器があるとさらに心強いです。 

英語の議事録を書く際に意識すべき点

英語の議事録を書く際には、下記の点を意識しましょう。

これらの点を留意することで、議事録の質や読みやすさを格段にアップさせることにつながります。 

会議後すぐに作成に取り掛かる

会議後すぐに議事録の作成に取り掛かりましょう。

理由は、会議の記憶が鮮明なうちに作成した方が、正確な議事録を作成できるからです。

メモを忘れた箇所であっても、要点を思い出せるでしょう。

また、議事録の共有が早いほど、会議で決定した内容をすぐに業務に反映できるというメリットもあります。

簡潔かつ明瞭に書く

英語の議事録を書く際には、簡潔かつ明瞭に書くことを意識しましょう。

下記の例をご覧ください。

【英語での議事録の書き方の良い例と悪い例】

日本語	英語(悪い例)	英語(良い例)
ステークホルダーに重要な優先事項を伝えました。	The stakeholder was apprised of the strategic imperatives.	We informed the stakeholders about the key priorities.
運営を改善するために協力します。	We will synergize our efforts to optimize operational efficiency.	We will work together to improve operations.
プロジェクト中に想定外の問題が発生しました。	The project encountered several unanticipated contingencies.	We faced some unexpected issues during the project.
実施のためには規則に従う必要があります。	Implementation will necessitate compliance with regulatory frameworks.	We need to follow the implementation rules.

悪い例は難解で複雑な単語・表現が使われているため、内容を理解しづらいです。

それに対して、良い例ではシンプルで分かりやすい表現や単語が使われています。

分かりやすい言葉や表現を使って書くことで、読者はスムーズに内容を理解することができます。 

読みやすく書く

議事録は人に読まれるために書くものです。

そのため、下記のような工夫を行なって読みやすく書くように心がけましょう。

【読みやすい英語の議事録の特徴】

5W2Hを意識する

英語の議事録を作成する際には、下記の5W2Hを意識しながら書くことで必要な情報を簡潔にまとめられます。

5W2H	役立つ英語表現・フレーズの例
Who「誰が」	・Ms. Akimoto is responsible for this project. 「このプロジェクトの責任者は秋元さんです。」 ・Mr. Green is in charge of the sales department. 「グリーンさんは営業部担当です。」 ・Report the progress of the project to Mr. Kuroda. 「プロジェクトの進捗は、黒田さんに報告してください。」 ・Mr. Okada is assigned to manage costs. 「岡田さんはコスト管理に割り振られました。」
When「いつ」	・The due date is this Friday. 「期日は今週金曜日です。」 ・The preparation will be completed next week. 「その準備は来週までに完了する予定です。」 ・The show will start on Friday 2nd November. 「展示会は11月2日金曜日に始まります。」 ・The application form must be submitted by 14th July.    「申込フォームは7月14日までに送信されなくてはなりません。」
Where「どこで」	・Mr. Yamada and Mr. Matsumoto will go on a business trip to Nagano next month. 「来月山田さんと松本さんが長野に出張に行く予定です。」 ・The meeting will be held in Conference Room 3. 「その会議は会議室3で行われる予定です。」
What「何を」「何が」	・Action items are as follows. 「実施事項は下記のとおりです。」 ・There are four remaining issues. 「現在未解決事項が4つあります。」 ・Survey items are revised.「調査項目が更新されました。」
Why「なぜ」	・The reason for this decision is lack of resource. 「リソースの不足からこのような決定に至りました。」 ・Due to the delay of the shipment, they couldn’t deliver the product last Tuesday. 「輸送の遅延が原因で、彼らは先週の火曜日商品を納品できませんでした。」
How 「どのように」	・Please proceed with the research with the agents in South Africa. 「南アフリカの代理店と一緒に調査を進めてください。」
How much「いくら」How many 「いくつの」	・The total budget for the project was reduced to 3 million yen. 「そのプロジェクトの総予算は300万円まで減額されました。」 ・There will be three reviews before the project is launched. 「その商品が販売されるまでに3回確認する機会があります。」

重要な点を強調する

英語で議事録を作成する際には、会議で議論された重要な点や決定事項を太字やマーカーなどを使って強調しましょう。

このような工夫をすることで、読者は重要な情報を見落とすことがありません。

視覚的な工夫をすることで、情報伝達がしやすくなります。 

正確な時間と発言者を記録する

英語の議事録を作成する際には、会議中に各議題について議論された時間と発言者をメモしておくことが望ましいです。

理由は、これらの記録を通じて誰がいつどのような発言をしたのか後から確認しやすくなるからです。

記録が詳細に書かれていると、会議後のフォローアップや責任の明確化に役立ちます。 

英語の議事録作成に役立つ自動文字起こし&翻訳アプリ

特に初めて英語で議事録を書く場合、メモを取るので精一杯になってしまう人も多いでしょう。

そのような方は、下記の自動文字起こしや翻訳アプリを活用することがおすすめです。

これらのツールを使いながら会議に参加することで、議事録作成の時間を短縮化させられるともに、議事録の質や精度を高めることにもつながるでしょう。

英語の議事録作成に自信がない方は、特に参考にしてください。 

AI GIJIROKU

出典：AI GIJIROKU 公式ホームページ

AI GIJIROKUは、ZoomなどのWeb会議システムと連携して使用する自動議事録作成アプリです。

会議中の発言を全てリアルタイムで文字起こし・翻訳できます。

文字起こし・翻訳された内容は映画の字幕のように画面下部に表示されるため会議にも集中しやすいです。

音声認識精度は99.8%と非常に高く、会議の参加者が複数名であったとしてもAIがそれぞれの話者を特定してくれます。

料金プラン(年額)

・フリー：無料・パーソナル：16,500円・チーム：327,800円・ビジネス：2,200,000円

>> AI GIJIROKUについてさらに詳しく知りたい方はこちらへ 

NOTTA

出典：Notta 公式ホームページ

Nottaは、500社以上計100万人以上に活用されている議事録アプリです。

下記の機能がワンストップで、かつ誰でも簡単に活用できます。

• 録音
• 編集
• 要約
• 共有

音声データを後ほど翻訳することになるため、AI GIJIROKUと比較すると議事録の作成に時間がかかりますが、大幅な工数が削減されることには変わりはありません。

他社と比較するとリーズナブルで、年間プランに申し込むと40%オフになります。

コスパを重視する人におすすめです。

料金プラン

【月間プラン】・フリー：0円・プレミアム：2,200円・ビジネス：4,180円・エンタープライズ：要相談【年間プラン】フリー：0円・プレミアム：1,317円・ビジネス：2,508円・エンタープライズ：要相談

>> Nottaについてさらに詳しく知りたい方はこちらへ 

Otter.ai

出典：Otter.ai 公式ホームページ

Otter.aiは、AIを用いて会議やインタビュー、講義など英語での会話・発話をリアルタイムでテキスト化するアプリです。

話者の識別もできるため、議事録の作成の時間を大幅に短縮してくれます。

また、キーワードを入力することで、自分が知りたい発言内容を簡単に検索できること、さまざまな国の人が話す訛りやアクセントが入った英語であっても認識・対応してくれることも魅力的なポイントです。

毎月600分まで無料で活用できるため、頻繁に議事録を作成する必要がない人におすすめします。

料金プラン(支払いはアメリカドルでの支払いになるため、為替には注意！)

【月間プラン】・フリー：0円・プロ：USD $16.99・ビジネス：USD $30・エンタープライズ：要相談【年間プラン】・フリー：0円・プロ：USD $8.33・ビジネス：USD $20・エンタープライズ：要相談

>> Otter.aiについてさらに詳しく知りたい人はこちらへ 

会議への招待メールの例文

議事録を作成するだけでなく、会議への招待メールを参加者に送ることを依頼されるケースもあるでしょう。

そのような際には、下記のようなメールを送ってください。

会議への招待メールは、丁寧な挨拶は省略して要件を簡潔にすることが望ましいです。

また、件名も一目で会議の概要がわかるようにしておくことで、参加者がメールを見落とす事態を避けられます。

Subject: Invitation to the 【会議名】 on 【日付】 Dear 【会議の参加者】, I hope this message finds you well. I am writing to invite you to the 【会議名】, scheduled to take place on 【日付】 at 【時間】 via 【会議の開催場所・方法】. Meeting Details: Topic: 【会議の議題やトピック】 Date: 【日付】 Time: 【開始時間】 – 【終了時間】 Location / Platform: 【会議の開催場所またはWeb会議のリンク】 Attachments: 【アジェンダなど添付資料があれば】 Your participation and insights would be highly valuable, and we look forward to your contribution to the discussion. If you are unable to attend, please let me know, and we will arrange to share any key updates following the meeting. Please confirm your attendance by 【締め切り日】 by replying to this email. Thank you, and I look forward to your response. Best regards, 【あなたの氏名】

【日本語訳】

件名: 【日付】の【会議名】へのご招待 【会議の参加者】様 お元気でお過ごしのことと存じます。 このたび、【会議名】へのご招待のためご連絡差し上げました。本会議は、【日付】の【時間】に【会議の開催場所・方法】にて開催いたします。 会議詳細: 議題: 【会議の議題やトピック】 日付: 【日付】 時間: 【開始時間】～ 【終了時間】 場所／プラットフォーム: 【会議の開催場所またはWeb会議のリンク】 添付資料: 【アジェンダなど添付資料があれば】 皆様のご参加とご意見を心よりお待ちしております。もしご参加が難しい場合は、その旨ご連絡いただければ、会議後に重要な内容を共有いたします。 お手数をおかけいたしますが、【締め切り日】までにご出欠のご返信をいただければ幸いです。 お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。 ご連絡をお待ちしております。 敬具 【あなたの氏名】

英語のメールの書き方についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。

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関係者に議事録を送付するメールの例文

議事録を作成したら、関係者にメールで送付しましょう。

議事録を送るのが遅くなってしまうと、関係者が不安に感じる恐れがあります。

会議が行われた当日、遅くとも翌日までには関係者に議事録を送付することが望ましいです。

下記のメールの例文を参考にしてください。

Subject: Meeting Minutes – 【会議名】 on 【日付】 Dear All, I hope this email finds you well. Thank you for your valuable contribution to 【会議名】 on 【日付】. Please find attached minutes from our meeting held on 【会議の日付】. If you have any questions or need further clarification, feel free to reach out. I look forward to our continued collaboration. Best regards, 【あなたの氏名】

【日本語訳】

件名：【日付】の【会議名】について 皆様、 お世話になっております。 【日付】の【会議名】にご参加いただき誠にありがとうございます。 会議の議事録を添付いたしましたので、ご参照ください。 ご質問やご不明点などがございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 敬具 【あなたの氏名】

英語の議事録を作成する際に役立つフレーズ・表現

下記は、「議事録」作成時によく使われるフレーズ・表現です。

ぜひ覚えて使ってみてください。

日本語	英語	重要単語・文法事項など
議事録をまとめる	compile the minutes	・compile「編集する」
議事録を取る	take the minutes of the meeting	–
議事録を参加者に配布する	distribute the minutes	・distribute「割り当てる」「配る」
議事録の内容を承認する	approve the minutes	・approve「承認する」
議事録を取りましょうか？	Should I take the minutes?	–
議事録を回覧する	circulate the minutes	・circulate「回覧する」

まとめ：しっかりと準備しておけば英語の議事録を取ることは怖くない！

本記事では、英語の議事録を作成する際に掲載すべき項目について説明しました。

英語の議事録では、下記のような項目を掲載するのが一般的です。

• 会議名
• 日時
• 場所
• 出席者・欠席者
• 会議の目的
• 議題
• 決定事項
• 議事メモ
• 未決定事項
• アクション・アイテム
• 今後のスケジュール

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