【完全版】英語での署名の書き方｜メールから契約書までの記載方法

海外企業との取引がある場合、英語での署名が必要になる機会が多くあります。

メールでのやり取りに使う英語署名はあなたの印象に関わる大事な要素で、契約書に書く英語署名は取引を決定づける証拠となる大事なものです。

しかし、重要性はわかっていても、いざ署名欄の作成をしようとしたり契約書に署名しようとしたりすると、形式の違いもあり不安に感じることもあるはずです。

そんな方のために、本記事では英語での署名の書き方を詳しく解説します。

英語メールでの署名欄と英文契約書への署名方法を細かな点まで紹介するので、必要な知識を身につけて、海外クライアントとのスムーズなコミュニケーションにお役立てください。

欧米圏のビジネスシーンでの署名の役割

仕事で海外とのやり取りがある場合、契約書を取り交わしたり、メールでのコミュニケーションがあったりするのであれば、署名に関しては次の2点について正しく理解しておく必要があります。

本章では、これら2つのポイントを詳しく解説します。

欧米では印鑑ではなくサイン

印鑑文化の強い日本とは異なり、欧米諸国では「署名」が手紙や文書の公式性や意思確認の証として使われます。

手書きの署名は個人を識別する手段として正式な書類に不可欠で、下記のような日常のやり取りだけでなく、ビジネスシーンでも契約書や合意書などで法的効力を持ちます。

署名は本人の意思を示す重要な証拠として扱われるため、誤解を防ぐためにもきちんと意味を理解したうえで署名することが求められます。

メールの署名欄は名刺代わり

同じ「署名」でもメール下部に表記する署名もあり、こちらは名刺代わりとして重要な役割を果たします。

メールの署名欄は単に形式的なものでなく、送信者の情報を過不足なくわかりやすくまとめて、必要な情報を相手にストレスなく受け取ってもらえるようにするためのものです。

署名欄にきちんとした情報記載があることで、メールの正式性を示し、信頼性を得ることもできます。

ビジネスでのやり取りを円滑に進めるため、メール署名欄についてもきちんと情報を整えて提示することが求められます。

そもそも英語で「署名」「サイン」は何と言う？

そもそも「署名」や「サイン」を意味する英語表現をご存じですか？

「署名」や「サイン」を意味する英語表現は、主に下記の2つです。

本章では、それぞれの単語の意味や使い方について例文を交えて詳しく解説します。

signature

契約書や公式文書への署名（サイン）を英語で表すときは「signature」を使います。

signatureはメールの署名欄のことを指すときにも使える単語です。

下記のような使い方ができます。

日本語では署名の意味で「サイン」を使いますが、英語の「sign」は「署名する」という意味の動詞であるため、signatureとの使い分けが必要な点に注意しましょう。

ちなみに、上の英文を「sign」を使って書くと、「Please sign at the end of the document.」や「Could you kindly sign here?」となります。

autograph

サインや署名を表すものには「autograph」もあります。

「autograph」は、契約書に書く「signature」とは異なり、有名人や著名人のサインを指す言葉です。autographは、より個人的で非公式な意味合いを持ちます。

「autograph」の使い方は、下記の通りです。

なお、本記事ではビジネスシーンでの英語署名について扱うため、「signature」に関する情報を紹介することになります。

英語メールでの署名欄の書き方

日本語でのメール署名の書き方では、下記の順に記載することが一般的です。

しかし、英語メールで表示する署名では記載する順番が異なるので注意してください。

英語メールにおける署名欄での表記は、下記の順番で項目を並べるのがよいとされています。

本章では、それぞれの項目の書き方について詳しく解説します。

名前の書き方

英語メールの署名欄では、まず自分のフルネームを記載します。

名前は「名→姓」の順に書いた方が相手にどちらが名でどちらが姓なのか迷われずに済むことが多いですが、「YAMADA, Hanako」のように姓を大文字表記にすれば、日本語の語順で表記しても問題ありません。

また、メールでは性別の判断がしづらく、相手が「Mr.」や「Ms.」といった敬称の使用に迷う可能性を考慮した場合、「Hanako Yamada (Ms.)」のようにして表記することも可能です。

最近は「Hanako Yamada (she/her)」というように、名前の後に「ジェンダー代名詞」と呼ばれる、自認する性別を表す書き方を使う人も増えています。

ジェンダー代名詞をつけることは必須ではありませんが、今後使用が増えるかもしれないことを留意しておくといいでしょう。

役職と所属部署の書き方

名前の次は役職名や所属部署名を英語で表記します。

役職名→部署名の順で情報を書きましょう。

（例）
Hanaoko Yamada （←名前）
Sales Manager（←役職名「営業部長」）
Sales Department（←部署名「営業部」）

役職名だけで自分の立場や担当業務が十分伝わるようなら、部署名を省略することも可能です。

役職名の英語表記については、下記のリストを参考にしてください。

日本語の役職名	英語表記
最高経営責任者 / 代表取締役 / 取締役社長	・CEO（Chief Executive Officer） ・President
取締役 / 役員	Director
部長	Manager / General Manager
課長 / マネージャー	Manager / Section Manager
営業担当	Sales Representative
マーケティング担当	Marketing Representative
人事担当	HR Officer
事務担当	Administrative Officer

部署名の英語表記は、下記のリストを参考にしてください。

日本語の部署名	英語表現
営業部	Sales Department
マーケティング部	Marketing Department
人事部	Human Resources Department (HR Department)
経理部	Accounting Department
広報部	Public Relations Department (PR Department)

下記の記事では、英語での役職名や部署名をさらに詳しく解説しています。

興味がある方は、こちらの記事もあわせてお読みください。

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会社名の書き方

英語メールの署名欄では、役職名や部署名の後に会社名を続けます。

（例）
ABC Solutions Co. Ltd.
（ABCソリューションズ株式会社）

上記の例で赤字で示したとおり、株式会社や合同会社などの会社の形態も含めて表記していきましょう。

会社形態の表記については下記を参考にしてください。

会社形態	英語表記（省略形）	英語表記（正式名称）
株式会社 （有限責任の会社）	Co. Ltd.	Comapny Limited
	Ltd.	Limited
法人組織 （正式な手続きを踏み設立した組織）	Inc.	Incorporated
	Corp.	Corporation

株式会社の表記では、アジアの会社名では「Co. Ltd.」と表記することが多いですが、アメリカやイギリスでは「Ltd.」が使われます。

下記の記事では、会社名の英語表記について詳しく解説しています。

英語での署名欄作成のご参考に、こちらの記事もあわせてご覧ください。

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会社住所の書き方

会社名を書いたら、改行して会社住所も記載しましょう。

（例）
ABC Solutions Co. Ltd.（←会社名）
4F DE building, 123-4 Yurakucho, Chiyoda-ku, Tokyo 123-4567 Japan（←住所）
（ABCソリューションズ株式会社
〒123-4567 東京都千代田区有楽町123-4  DEビル 4階）

英語での住所の書き方では、単位の小さなものから下記の順で書いていきます。

英語での住所表記では、郵便番号に「〒」の記号を使わない点に注意してください。

メールアドレスの書き方

続いて、メールアドレスを英語で署名欄に記載します。

項目タイトルを「mail」とすると「郵便物」の意味になってしまうため、メールアドレスを記載する際は「Email」または「e-mail」とラベル付けするようにしましょう。

（例）
Email: h.yamada@abcsolutions.com

電話番号・ファクス番号の書き方

メールアドレスの記載と合わせて、連絡先の電話番号も記載しましょう。

国際的なやり取りがある場合は、国番号を含めた電話番号表記が必要です。

日本の国番号は「81」なので、0123-45-6789という電話番号を国際電話用に英語表記する場合は、頭の0を取って「+81 123-45-6789」という表記になります。

国番号をつける時は先頭に「+」をつけて表記するのが普通です。

携帯番号やFAX番号を示す場合も同様に国番号を付けて表記します。

下記の記事では、電話番号の英語表記と合わせて関連の英語フレーズについても紹介しています。

興味がある方は、こちらの記事もあわせてお読みください。

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会社ホームページの書き方

信頼性につなげるため、署名欄の最後の方に会社のホームページリンクも記載しましょう。

リンクを記載する時のラベルには「URL」や「Website」が使えます。英語では自社サイトのことは「Home page」とは言わない点に注意してください。

（例）
URL：（会社サイトリンク）

SNSリンクやお知らせの書き方

もし会社のSNSアカウントやお知らせがあれば、英語署名欄の最後にリンクやお知らせを追加します。

各SNSのロゴを入れてリンクを貼ることも可能ですが、下記のようにメッセージ形式で表記することもできます。

（例）
Follow us on X: @abcsolutions_info
（「@abcsolutions_info」をXでフォローしてください）

アカウント名のところにテキストリンクを入れると丁寧です。

英語メールの署名記載の注意点

メールでの署名はただ情報を並べるだけでなく、次の4点についても気を配ることが大切です。

本章では、これらのポイントを詳しく解説します。

署名の文字化けやデザイン崩れがないか確認する

せっかく設定した英語署名に文字化けやデザイン崩れが起こっていては、相手に不信感を与える可能性があります。

署名を送信する前に必ず一度テスト送信をして、見た目に問題がないかをよくチェックしましょう。

装飾はせずシンプルにする

「★」や「♪」などの記号を多く使ったり、署名欄を装飾し過ぎたりすると、稚拙な印象を与えてしまい、信頼を下げてしまうことがあります。

英語の署名欄は、ビジネスシーンに合うシンプルで見やすいデザインとしましょう。

英文署名がある場合も結びのことばを記載する

メールの最後に署名がある場合も、日本語の「敬具」にあたる結びの英語表現を忘れずつけるとよりプロフェッショナルな印象を与えられます。

英語の結びの言葉には下記のようなものがあります。参考にしながら、結びの言葉も忘れずにメール本文に記載しましょう。

新規のお客様や会社の上層部に対して使用できるフォーマルな結び表現	・Sincerely yours, ・Yours sincerely, ・Sincerely,
やり取りを何回かしている顧客や相手に対して使用できるフォーマルな結び表現	・Regards, ・Best regards, ・Kind regards,
同僚や親しい直属の上司に対して使用できるフォーマルな結び表現	・Best, ・Cheers,

結びの言葉の後には、「, (カンマ)」をつけることを忘れないようにしてください。

下記の記事では英語メールの結びの言葉について詳しく解説しています。

興味がある方は、こちらの記事も参考にしてください。

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会社情報が変わったら忘れずに署名内容を変更する

会社情報が変更された場合、直ちに署名内容も更新して、署名欄の情報が常に正しいものとなるように対応しましょう。

会社情報だけでなく、自分の役職や部署名が変わった際も忘れずに情報を反映させることが大切です。

英文契約書での英語署名の書き方

英文契約書では、署名欄は書類下部に配置されていて、書類のフォーマットに沿って書いていけば問題ないことがほとんどです。

基本的に記載が必要になるのは下記の項目です。

本章では、それぞれの書き方を詳しく解説します。

署名と名前の書き方

英文契約書の署名では、筆記体やブロック体で書き入れる署名欄に加えて、署名者の識別のためブロック体で名前を記入する名前欄があることがあります。

あらかじめ名前が契約書に記載されている場合は、識別用の名前記入は不要となりますが、署名は「Signed by」や「Signature」という欄に、識別用のブロック体の名前は「Print Name」や「Block Capitals」のところに記入しましょう。

役職名の書き方

会社同士で契約を取り交わす際は、署名欄に「Title」という欄があり、役職名の記入を求められることもあります。

基本的には「CEO」や「Managing Director」として記入するケースが多いと思いますが、より細かく役職名を確認したい場合は、この記事前半で紹介した役職名リストを参照してください。

日付の書き方

英文契約書では署名をした日付の記入も必要です。

日付の書き方については、アメリカ式は「月/日/年」、イギリス式は「日/月/年」の順序が標準となります。

相手の国に合わせて記入することが好ましいですが、イギリス式の人も署名の際はアメリカ式を採用することも多くあります。

下記の「アメリカ式」を基本の書き方として覚えておけば、英文契約書の署名の際に支障なく日付の記入もできるでしょう。

（例）
Date: January 12, 2025

なお、アメリカ式とイギリス式で月日の順序が変わることがあり、混乱を招く可能性があるので注意してください。たとえば「2020年11月8日」の場合に「8/11/2020」のような数字のみの書き方をすると11月なのか8月なのかが分かりづらくなるといった具合です。

月の表記は数字ではなく、「November」のように英語表記としておくのが無難です。

場所の書き方

契約によっては「Place」の欄があり、署名した場所の記載を求められる場合もあります。

「Address」の場合は会社所在地の書き込みとなりますが、「Place」の場合は「Tokyo, Japan」のように都市名と国名を書く程度で問題ありません。

契約書に手書きで署名する際の注意点

英語で書かれた契約書への署名では、下記の注意点があります。

本章では、これらの注意点をそれぞれ解説します。

ブロック体は偽造されやすい

署名をブロック体での表記とすると、真似が簡単なため偽造されやすくなってしまいます。

署名はできるだけ自分らしさのある個性的なものを使うようにすると、偽造されるリスクを減らせます。

署名はボールペンで書くのが好ましい

英語での署名に限った話ではありませんが、偽造防止のため署名はボールペンなど消えないペンを使うことが鉄則です。

インクの色は黒や青が使えます。

改ざんのリスクを減らすため、文字を消せず、上書きもできないようボールペンや万年筆を使用して署名しましょう。

漢字での署名は避けた方がいい

漢字での署名でも正式性が認められますが、契約相手が漢字を読めないと、本当に本人が書いたものかを識別するのが難しくなります。

英語で書かれた契約書への署名では、相手にも読めるようローマ字で署名するのが無難です。

英語での契約書に関して知りたい方は以下の記事もご確認頂けると幸いです！

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英語での署名も自信をもって堂々と！

本記事では、「英語の署名」をメール署名欄での書き方と英文契約書での書き方の2つに分けて、それぞれ詳しく解説しました。

英語での署名は、ただ情報を並べるだけのものではなく、信頼性を確保したり意思確認の証となったりする重要なものです。

国際的なビジネスシーンで相手に好印象を与え、良好な関係を築くために、ここで紹介した署名の書き方や注意点をしっかりと押さえて実際の場面で活かしてください。

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