英語メールの挨拶｜件名から自己紹介までビジネスメールの書き出し方を例文付きで解説！

ビジネスで英語を使う方であれば、英語でメールのやり取りをする機会がありますよね。英語のビジネスメールをマスターする秘訣は、件名や挨拶など書き出しの定型文を覚えることです。この記事では、件名・宛名・挨拶など英語ビジネスメールの書き出し方を例文付きでご紹介します。

英語のビジネスメールをマスターしたいあなたへ

みなさんは、海外の方とメールでやり取りする機会はありますか？ビジネスシーンで英語を使う方であれば、海外の取引先や外国人の同僚などと英語でメールのやり取りをする機会は多々あるのではないでしょうか。

しかし、プライベートのメールならまだしも、ビジネスメールとなると「英語を間違っていたらどうしよう」「書き方はあっているのだろうか」と少し不安になってしまいますよね。

ビジネスメールは、最初の書き出しの定型文をマスターしておくことが攻略の秘訣です。

この記事では、件名・宛名・挨拶・自己紹介など英語ビジネスメールの書き出し方を、例文付きでご紹介していきます。ビジネスシーンで英語を使ってメールのやり取りをする機会がある方は、是非ご覧ください。

英語ビジネスメールの基本

書き出しの定型例文をご紹介する前に、まずは、日本と海外のメールの違いやビジネスメールの構成など、英語ビジネスメールの基本についてご説明しておきます。

英語ビジネスメールの基本①日本と海外のメールの違い

日本と海外では文化や風習が違うため、好まれるメールの「スタイル」も異なります。以下の2つが海外のメールで好まれるスタイルなので、頭に入れておきましょう。

・挨拶はシンプルに
・内容は簡潔に

日本の丁寧な文章も美しいのですが、海外では必ずしも好まれるとは限りません。「シンプルかつ簡潔に」書くことを意識するようにしましょう。

英語ビジネスメールの基本②構成

英語のビジネスメールを書くときは、以下の構成で書くと読み手にとって分かりやすいメールになります。

①件名
件名は1番最初に受取人の目に入る文章です。件名を見てそのメールに返信するかしないかを判断されることがありますので、「簡潔で直接的」な件名を心がけましょう。

②宛名
日本語のメールと同じように、誰に向けてのメールなのかを明示しましょう。

③挨拶(自己紹介)とメールの目的
簡単な挨拶とメールの目的を書きましょう。簡単な挨拶を添えるだけで好印象が与えられ、スムーズに本題に入ることができます。初めての問い合わせの場合は、自分の名前や所属部署などを含めた自己紹介をしましょう。

④本文
本文は、一文が長くなりすぎないように気をつけましょう。情報が多い場合は、メールの本文に全て詰め込もうとせず、補足情報を資料で添付するとシンプルで伝わりやすいビジネスメールになります。

⑤結びの挨拶
締めの挨拶の中に、次のアクションを明示する情報や、感謝の気持ちを伝える言葉を含めましょう。

英語ビジネスメールの書き出し例文①件名

ここからは、メールの書き出し例文をご紹介していきます。

まずは、件名の書き出し例文を目的別にご紹介します。

件名の書き出し例文①案内・紹介する場合

Hello from PROGRIT
プログリットよりお知らせ

Introduction to a Freelance Writer
フリーランスライターへのご案内

Blogger Introduction
ブロガーのご紹介

件名の書き出し例文②フォローアップメールの場合

Here’s the Budget Template we discussed
我々が話した予算案です

Great to meet you at the meeting last night!
昨晩ミーティングでお会いできてうれしかったです

件名の書き出し例文③その他

Yesterday’s meeting
先日のミーティングについて

Our new order
新しく注文した品物について

Delays in shipping product
商品発送の遅延について

このように件名は、何についてのメールなのかがひと目で分かるようにしておきましょう。

サンプル

英語ビジネスメールの書き出し例文②宛名

次に宛名の書き出し例文をご紹介します。

特定の1人にあてる場合の書き出し例文

Dear Mr.（ Ms./ Dr./ Professor ）Tanaka
田中様

Dear Alex
アレックスへ

基本的には、敬称＋ファミリーネームを使いましょう。社内の関係者など親しい間柄であれば、「Alex」のように名前を書いても差し支えありません。

2人以上にあてる場合の書き出し例文

Dear all
みなさまへ

To: All members
すべてのメンバーへ

英語ビジネスメールの書き出し例文③挨拶(自己紹介)

本文に入る前には、簡単な挨拶の一言を入れるようにしましょう。また、初めてメールを送る相手の場合は、自己紹介をします。

簡単な挨拶の書き出し例文

サンプル

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自己紹介の書き出し例文

My name is Taro Okada of the Marketing department at ABC Marketing&Sales Company.
This is from Taro Okada, from the Marketing department at ABC Marketing&Sales Company.
ABCマーケティング＆セールス営業部の岡田太郎と申します。

My name is Miranda Smith, a teacher from XYZ English school.
This is Miranda Smith, from XYZ English school.
XYZ英語教室講師のミランダ・スミスです。

メールの最後には署名も忘れず入れておきましょう。

ABCMarketing&Sales Taro Okada,Marketing department TEL:111-2345 Email:abcexamplemail@example

ABCマーケティング＆セールス 営業部　岡田太郎 TEL:111-2345 E-mail: abcexamplemail@example

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英語ビジネスメールの書き出し例文④メールの目的

挨拶の後では、何を目的としたメールなのかをシンプルに伝えます。

メールの目的を伝える書き出し例文

I’m writing to you about your latest model. 
最新のモデルについてお伺いしたくメールを差し上げました。

I am writing to you regarding your presentation yesterday
昨日のプレゼンテーションに関してのご連絡です。

I’m writing because I thought you’d like to know that 〜.
〜についてお知りになりたいと思い、ご連絡差し上げております。

英語ビジネスメール｜本文

ここまで、件名・宛名・挨拶などビジネスメールの書き出し例文をご紹介してきましたが、ここからは本文や締めの挨拶などをご紹介していきます。

まずは、ビジネスメールの本文で使える表現をみていきましょう。

リクエストする場合

Could you possibly〜？
〜していただくことは可能でしょうか。

Would you mind sending me〜?
〜をお送りいただけないでしょうか。

I was wondering if you could〜.
〜していただけますでしょうか。

問い合わせする場合

Could you tell me〜?
〜ついてお伺いできますでしょうか。

I’d like to know〜.
〜ついてお伺いできますでしょうか。

I have a question about〜.
〜について問い合わせたいのですが。

My three questions are below.
下記3点を問い合わせさせていただきます。

問い合わせに返信する場合

You asked us about〜.
〜についてお問い合わせいただきました。

The answers to your question are below.
下記がお問い合わせへの回答です。

In answer to your first question, 〜
最初のお問い合わせへの回答は〜でございます。

スケジュールを変更する場合

I’d like to meet next Monday if you are available.
可能であれば、次の月曜日にお会いできますでしょうか。

Due to〜 I’m afraid we need to postpone the meeting.
〜の理由で、そのミーティングを延期する必要がございます。

苦情を伝える場合

I’m afraid I was not happy with〜.
〜ついて不満があります。

Unfortunately, it was not what I expected.
残念ながら、それは私が期待したものではありませんでした。

I’m afraid I was not satisfied with〜.
〜について不満があります。

謝罪する場合

I was sorry to hear about〜.
〜の件について大変申し訳なく思っております。

I would like to apologize for〜.
〜の件は申し訳ございません。

Please accept our apologies for the inconvenience caused for〜.
〜でご不便をおかけし、申し訳ございません。

了解を伝える場合

Then, I’m going to do〜.
それでは、〜（自分がする予定の行動、対応内容を入れる）で承ります。

I will certainly comply with your request.
それでは、ご希望通り承ります。

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英語ビジネスメール｜結びの挨拶

ここでは、メールの最後に使える結びの挨拶をシチュエーションごとにご紹介します。

結びの挨拶①返信が必要な場合

I look forward to hearing from you.
ご返信お待ちしております。

Please let me know if that is acceptable with you.
こちらで大丈夫であればお知らせください。

Please replay when you have some time to.
お手すきの際に、ご返信をお願いします。

Please let me know after reading this E-mail.
ご一読のうえ、返信いただけると幸いです。

結びの挨拶②必要なときに連絡するよう伝える場合

If you require any further information about〜, please do not hesitate to contact me.
〜について追加の情報が必要であれば、お気軽にご連絡ください。

If you have any questions please feel free to contact me.
ご質問がありましたら、ご連絡いただけますと幸いです。

結びの挨拶③次の顔合わせに言及したい場合

I look forward to seeing you then.
そのときお会いできるのを楽しみにしております。

Hope we have the opportunity to meet again soon.
またお会いできるのを楽しみにしております。

結びの挨拶④苦情に対して改めて謝意を表す場合

Once again, please accept our apologies for such things happened.
改めまして、このような事態になってしまい大変申し訳ございませんでした。

Thank you for your patience.
ご理解に感謝いたします。

Thank you for your understanding.
ご理解に感謝いたします。

結びの挨拶⑤今後の取引・継続を希望する場合

We hope we see each other again.
今後もどうぞよろしくお願いします。

I am looking forward to meeting you again.
またお目にかかることを楽しみにしております。

We look forward to serving you again soon.
またのご利用をおまちしております。

結びの挨拶⑥その他

Thank you again for all your help.
ご協力ありがとうございました。

Thank you for helping me despite your crowded schedule.
お忙しいところ、お力添えをありがとうございます。

I hope that helps.
助けになるとよいのですが。

I hope that meets with your approval.
ご承認いただけますと幸いです。

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まず①件名、②挨拶と自己紹介を入れ、③用件、④問い合わせ内容、そして⑤結びの挨拶、最後にもう一度自己紹介として⑥自分の氏名・所属を入れて、短くも丁寧な英文メールが書けていますね。件名や本文、自己紹介も簡潔にまとまり、読みやすい文章になっています。

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英語ビジネスメールまとめ

この記事では、件名・宛名・挨拶・自己紹介など、英語ビジネスメールの書き出し例文をご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか？

「たくさんあって覚えられない！」と思った方もいらっしゃるかもしれませんが、実際に何度か使っているうちに自然と覚えられるので、まずは今回ご紹介したような例文を使って、積極的に英語メールにチャレンジしてみてください！