【例文&サンプル付き】英語の退職メールの書き方完全ガイド

退職を控えている方で、このような疑問や悩みを抱えている方はいませんか？

英語の退職メールは「型」があり、その型に合わせて書けば誰でも書けます。

本記事では、英語の退職メールの型や役立つ例文、対面で退職挨拶をする際に使えるフレーズなどについて詳しく解説します。

読み終わる頃には、同僚や上司、取引先に堂々と退職の挨拶ができるようになっているでしょう。

退職を控えており、英語で挨拶する予定がある方は必読です！ 

【そのまま使える例文付き】英語の退職メールの書き方

英語の退職メールは、下記のような手順で書きます。

本章では、それぞれのパートの書き方について例文付きで詳しく解説します。 

STEP1:件名・タイトル

英語の退職メールで使える件名・タイトルは、下記の通りです。

英語	日本語
Farewell greetings	退職のご挨拶
My Farewell Day	本日退職します
My Last Day	本日が最終日です
Thank You and Goodbye	ありがとう、そしてさようなら
Farewell, and thank you	さようなら、そしてありがとう
Saying Goodbye	さようなら

件名やタイトルを入れる際には、下記の点に留意しましょう。

• メールの内容が一目でわかるように具体的、かつ簡潔にまとめる
• 名詞形にする
• “a / an”や”the”といった冠詞は省略する

STEP2: 書き出し・本文

つづいて、英語の退職メールの書き出しや本文の書き方について、下記の3パターンに分けて紹介します。

• 同僚に送る場合
• 上司に送る場合
• 社外の取引先に送る場合

同僚に送る場合

同僚に送る場合は、下記のようなカジュアルで砕けた表現を使うことが一般的です。

英語	日本語	重要単語・フレーズ
This will be my last message to you.	これが私からあなたへの最後のメッセージになります。	–
Thanks for being so nice to me over all these years.	これまで良くしていただいてありがとうございました。	–
I am lucky to have the opportunity to work with you on this team.	このチームであなたと一緒に働けてラッキーでした。	・opportunity「機会」
Saying goodbye is quite difficult.	さよならを言うのが難しいです。	–
Keep in touch.	これからも連絡を取り合いましょう。	–

上司に送る場合

上司に送る場合は、同僚とは異なり下記のようなフォーマルな表現を使うことが望ましいです。

英語	日本語	重要単語・フレーズ
I am writing to you that today is my final day here at ABC company.	本日でABC社で勤務する最後の日となりましたので、メールでご挨拶させていただきます。	–
Thank you for teaching me so many things all the past years.	これまでたくさんのことをご指導いただき、誠にありがとうございます。	・Thank you for Ving「〜してくれてありがとうございます」・past「過去の」
I will forever be grateful to you.	今後もずっと感謝いたします。	・be grateful「感謝している」
Your support and encouragement helped me to improve myself.	いつも温かくご支援と励ましをいただいたおかげで、大きく成長できました。	・encouragement「励まし」・improve「進歩する」「向上する」
It has been a privilege to work with you, and I wish you all the best.	あなたと仕事ができたことを光栄に思います。ご多幸をお祈りしています。	・privlilege「特権」

英語メールの書き出しについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。

▼あわせて読みたい記事

あわせて読みたい

【目的・相手別】英語メールの書き出しに使えるフレーズ・例文 「英語メールの書き出しってどうやって書けばいいの？日本語のメールとは違うの？」 「この書き出しってフォーマルなの？カジュアルなの？どっちかよく分からない」 「...

社外の取引先に送る場合

社外の取引先に退職メールを送る場合は、上司へのメールと同様にフォーマルで丁寧な表現を心がけましょう。

下記の例文やフレーズを参考にしてください。

英語	日本語	重要単語・フレーズ
I am sorry to inform you that today is my last day working at ABC company.	残念ながら、本日がABC社での最終勤務日となりました。	・inform 「知らせる」
I would like to thank you for your support over the last X years.	X年間に渡って、ご支援いただき誠にありがとうござます。	・would like to V原形「〜したい」
Working with you was a great experience for me.	これまで一緒にお仕事させていただいたおかげで、貴重な体験ができました。	–
I want to introduce 〜.	後任の〜を紹介いたします。	–
He (She) will take over my place.	彼(彼女)が私の仕事を引き継ぎます。	・take over 〜「〜を引き継ぐ」
Here is his (her) email address.	こちらが彼(彼女)のEメールアドレスです。	・Here is 〜「これが〜です。」

 STEP3: 結び

英語の退職メールの最後に使える結びと締めの言葉は、下記の通りです。

英語	日本語	重要単語・フレーズ
Thank you again for your help and support.	改めまして、これまで色々とご支援いただきありがとうございました。	–
I am looking forward to seeing you again someday.	また、いつかどこかでお会いする日を楽しみにしております。	・look forward to Ving「〜することを楽しみにしている」・someday「いつか」
Wishing you and ABC company all the best,	皆様と会社のご多幸をお祈りいたします。	–
Sincerely,	心を込めて	上司や社外の取引先へのメールでおすすめ
Regards,	敬意を込めて	同僚へのメールでおすすめ
Best wishes,	幸運を祈ります	同僚へのメールでおすすめ

英語メールの締めの言葉についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もお読みください。

▼あわせて読みたい記事

あわせて読みたい

英語メールの締めの言葉|カジュアルな表現からビジネスで使える結びまで使い分けもご紹介！ グローバル化が進む現代では、ビジネスシーンから日常シーン等さまざまな場面で、英語メールを送る機会が増えています。 英語メールを書くにあたり、英語メール特有の「...

英語の退職メールのサンプル

次に、下記の3つのパターン別に英語の退職メールのサンプルを提示します。

• 親しい同僚に送るカジュアルな英語の退職メールの例
• 上司に送るフォーマルな英語の退職メールの例
• 社外の取引先に送るフォーマルな英語の退職メールの例

英語での退職メールの書き方が分からず困った際には、ぜひ活用してください。

親しい同僚に送るカジュアルな英語の退職メールの例

【日本語訳】

上司に送るフォーマルな英語の退職メールの例

社外の取引先に送るフォーマルな英語の退職メールの例

英語の退職メールを書く際に心がけるべきこと

英語の退職メールを書く際には、下記の4点に留意しましょう。

• ポジティブな内容にする
• 退職の1〜2日前に送る
• 代替の連絡先を共有しておく
• 簡潔にまとめる

これらの点に留意しながら退職メールを作成することで、より洗練されたメールを書くことができるでしょう。

本章では、それぞれの点について詳しく解説します。 

ポジティブな内容にする

英語の退職メールを書く際には、ポジティブな内容にするように心がけてください。

それは、退職メールの内容があなたに対する印象を左右してしまうからです。

相手への感謝の言葉を中心に据えて、在職中に学んだことや得られた経験などに触れることが望ましいです。

また、同僚や取引先との仕事が自分にどれほど意義深いものであったかを伝えることで、相手に温かい印象を与えられます。

ポジティブな内容の退職メールを送ることで、退職後も相手と良好な関係を築ける可能性が高まります。 

退職の1〜2日前に送る

英語の退職メールは、退職の1〜2日前に送ることをおすすめします。

なぜならば、早すぎると相手が忘れてしまう可能性があり、遅すぎると業務の引き継ぎや感謝を十分に伝える時間が取れなくなってしまうからです。

退職の1〜2日前であれば、相手が業務中にメールを受け取ったとしても、余裕を持って返信できる時間を確保できます。

相手と退職後に良い関係を維持するためにも、退職挨拶メールを送信する「タイミング」についても配慮できると良いです。 

代替の連絡先を共有しておく

英語の退職メールを書く際には、代替の連絡先を共有しておくことが望ましいです。

代替の連絡先を共有しておくことで退職後も必要な連絡やネットワークを維持しやすくなります。

下記のような表現を使って、同僚や上司、社外の取引先の人がいつでも気軽にあなたに連絡が取れるようにしておきましょう。

“Please feel free to reach out to me at 【Eメールアドレス】 or 【電話番号】. ”

「いつでも【Eメールアドレス】か【電話番号】にご連絡ください。」

また、必要な場合は後任者の連絡先も併せて記載しておくことで、業務の引き継ぎがスムーズに進められます。

自分や後任者の連絡先を共有することで、今後のキャリアや人間関係に役立つ可能性が高まるでしょう。 

簡潔にまとめる

英語で退職メールを書く際には、簡潔にまとめることが大切です。

要点を押さえたメールであれば、忙しいビジネスマンであっても目を通してもらいやすくなります。

退職メールに含めるべき内容は、下記の3点のみです。

• 退職の報告
• これまでの感謝
• 今後の連絡先

前章までで紹介したメールで役立つフレーズなどを参考にしながら、簡潔でシンプルなメールを作成するように心がけてください。

短くても心のこもった内容にすれば、相手に良い印象を残せます。

【おまけ】シチュエーション別|退職の挨拶に使えるフレーズ

前章までは、退職メールの書き方や役立つフレーズを紹介しました。

しかし、対面で退職の挨拶をするケースもあるでしょう。

本章では、下記の4つのシチュエーション別に退職の挨拶に使えるフレーズを紹介します。

• 自分が定年退職する場合
• 自己都合で退職する場合
• 転勤や異動など会社都合で退職する場合
• 同僚や上司が退職する場合

これらのフレーズを押さえておくことで、自分が退職する際、あるいは同僚や上司が退職する際にもスムーズにコミュニケーションが取りやすくなります。 

自分が定年退職する際に使える英語フレーズ

下記は、自分が定年退職する際に使える英語フレーズです。

英語	日本語	重要単語・フレーズ
I’d like to inform you that I will be retiring effective on 〇〇.	私は〇〇で定年することを知らせます。	・effective on 【日付】「〜日付けで」
While I look forward to enjoying my retirement, I will miss being part of our team and the company.	定年を楽しみにしている一方、チームの一員であることや会社のことを寂しく思うでしょう。	・miss「〜を寂しく思う」
Please feel free to contact me anytime if you have questions.	質問がありましたらいつでも教えて下さい。	・feel free to V原形「自由に〜する」
I appreciate the trust and opportunities you have given me.	私を信頼してさまざまなチャンスを与えてくださったことに感謝しております。	・appreciate「感謝する」・trust「信頼」
For the past X years, this place has been my second home. I will cherish the memories I made here.	これまでのX年間、ここは私にとって第二の我が家でした。ここで作った思い出を大切にします。	・cherish「大切にする」
I am proud of the work I have done here with you.	皆さんと働けたことを誇りに思います。	・be proud of 〜「〜を誇りに思う」

自己都合で退職する際に使える英語フレーズ

下表は、転職や出産・育児など自己都合で退職する際に使える英語フレーズです。

英語	日本語	重要単語・フレーズ
I have accepted a job as a manager, which will give me the supervisory responsibilities I have been eager to assume.	熱望していた支配人としての管理の仕事に受かりました。	・accept「受け入れる」・supervisory「監督の」「管理の」・responsibility「責任」・be eager to V原形「〜することを熱望している」・assume「引き受ける」
I have been on maternity leave for the past 6 months since the birth of my daughter. However, I have decided I do not wish to return to work until she is older so I can spend these valuable early years at home with her.	娘が生まれてから6か月間産休に入っていましたが、私は職場復帰をしないで大切な時期を娘と過ごすことに決めました。	・maternity leave「産休」・valuable「貴重な」「大切な」
I have decided to return to my hometown to join the family business.	今後は田舎の実家に戻って家業を手伝う予定です。	・family business「家業」
Today is my last working day.	今日が最後の出勤日です。	–
Thank you very much for your great help in the office.	これまで色々助けていただいてありがとうございました。	・Thank you for 〜「〜をありがとう」
I have enjoyed working with you.	一緒にお仕事ができてとても楽しかったです。	・enjoy Ving 「〜することを楽しむ」
I hope that we can keep in touch.	これからも連絡を取り合えたら嬉しいです。	–
Thanks also for the farewell party and goodbye gift.	送別会や送別品ありがとうございます。	・farewell party「送別会」・goodbye gift「送別品」
I have been offered a great opportunity that I cannot pass up.	見過ごすことができない素晴らしい機会を得ることができました。	・offer「提供する」・pass up「逃す」
I have decided to move on to new challenges and opportunities.	この度、私は新たな挑戦と機会を求めて転職することを決意しました。	・move on「動く」「移動する」

転勤や異動など会社都合で退職する際に使える英語フレーズ

転勤や異動など会社都合で退職する際には、下記のフレーズが使えます。

英語	日本語	重要単語・フレーズ
I will be transferred to the ABC branch from tomorrow.	明日からABC支社に異動することになりました。	・transfer「異動する」・branch「支社」
I was happy to be part of this team.	このチームで働けて幸せでした。	–
Thank you for always helping me.	いつも色々サポートしてくださって、ありがとうございました。	–
I hope we can continue supporting each other.	これからもお互い助け合いましょう。	・each other「お互いに」
When you come to ××, please visit my office.	××に来たときは、ぜひ私のオフィスに立ち寄ってください。	–
I will keep on trying my best in my new place.	新天地でもベストを尽くしてまいります。	・keep on Ving「〜し続ける」
Thank you for your continued guidance.	今後も引き続きご指導よろしくお願いいたします。	–
I have learned so much from you and will carry those lessons forward with me.	あなたから多くのことを学びました。その教えを今後も活かしていきたいです。	–
I look forward to seeing our companies grow together.	両社がともに成長していくことを楽しみにしています。	–
【後任者の名前】will take over for me.	【後任者の名前】が引き継ぎます。	–
I hope we can work together in the future.	また一緒にお仕事ができることを願っています。	–

同僚や上司が退職する際に使える英語フレーズ

あなたではなく同僚や上司が退職する際に使える英語フレーズは、下記の通りです。

英語	日本語	重要単語・フレーズ
Wishing you continued success in your future endeavors.	今後のご活躍をお祈りしています。	・endeavor「努力」
I hope our paths will cross again.	またご縁があるといいですね。	・path「道」
Congratulations on your new job. Wishing you all the best.	転職おめでとうございます。新天地でのご活躍をお祈りしています。	–
Please keep in touch and let me know more about your new role.	これからも連絡を取り合って新しい仕事についてお話を聞かせてください。	・let + 人 + 動詞の原形「人に〜させる」
It was a pleasure to learn from you.	あなたから学ぶことができてよかったです。	・pleasure「喜び」
You have been my best friend and the best colleague I have worked with.	あなたはこれまで一緒に仕事をしてきた中で最高の友人であり、最高の同僚です。	・colleague「同僚」
I will miss working with you.	一緒に働けなくなるのが残念です。	–
I loved working with you each day! I hope our friendship continues in the future!	毎日一緒に働けて本当に楽しかったです。これからもこの友情がずっと続くことを願っています。	–
Thank you for everything you have taught me.	多くのことを教えていただきありがとうございました。	–
May you have a happy and healthy retirement ahead.	退職後の幸福と健康をお祈りしています。	・May + S + V 〜「〜でありますように！」
Even with your retirement, the office will always be here. Feel free to stop by anytime.	退職後もオフィスはいつでもあなたを歓迎します。お気軽にお立ち寄りください。	・stop by 〜「〜に立ち寄る」
Take care of yourself.	ご自愛ください。	–
Thank you for your many years of service to our company.	長きに渡って当社に貢献していただき、ありがとうございました。	–

退職が決まったらお世話になった人に挨拶すべき理由

周囲に知らせずにこっそりと退職したいと考える方もいるかもしれません。

しかし、下記の2つの理由より、退職が決まったらお世話になった人に挨拶すべきです。

• 今後も関わりを持つ可能性があるから
• 引き継ぎの情報共有に役立つから

本章では、それぞれの理由について詳しく解説します。

理由を知っておくことで、英語の退職メールを送ることや、退職挨拶をすることに対するモチベーションを上げることにつながるでしょう。 

今後も関わりを持つ可能性があるから

退職の際、お世話になった人々に感謝の気持ちを伝えることは、社会人としてのマナーであり、円満な人間関係を築くためにも重要です。

特に、今後も業界や仕事で関わる可能性がある人に対しては丁寧に挨拶することで、良好な関係を保つきっかけになります。

退職後も情報交換や仕事の紹介などで助け合えることもあるため、相手にしっかりと感謝の言葉を伝えて連絡先を交換しておくと良いでしょう。

たとえ直接的な関係がなくなる場合でも、きちんと退職の挨拶をしておくことで礼儀正しい印象を残せます。

退職の挨拶は、お世話になった相手に感謝の気持ちを伝えるためだけのものではありません。

未来にもつながる大切なコミュニケーションです。 

引き継ぎの情報共有に役立つから

退職の挨拶は、業務の引き継ぎを円滑に進める上でも大切です。

お世話になった方々への挨拶を通じて、今後の業務で必要な情報や連絡先を共有できます。

例えば、自分が担当していた業務の進捗状況や後任者への引き継ぎ内容について説明しておくことで、相手の不安を解消して職場全体の負担を軽減できます。

退職の挨拶をすることで引き継ぎに必要な情報を共有でき、円満退職につながりやすくなるでしょう。

退職時の英語メール　まとめ

この記事では、英語での退職メールの書き方や使えるフレーズをご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか？

定年、自己都合、会社都合など、どういう理由で会社を辞めるかによって、退職メールに添える挨拶なども変わってくることをお分かり頂けたかと思います。

円満に会社を辞めるためにも、退職メールはしっかりとルールを守って書くことをおすすめします。

また、メールだけでなく直接対面で退職の挨拶をすることも大切です。

本記事のおまけで紹介した英語フレーズをぜひ使ってみてください。

英語の勉強がどうしても続かない方へ

多忙な日々を送る社会人にとって、長期にわたって1人でコツコツと英語の学習を進めることは容易なことではありません。

「どうしても1人で英語の勉強を続けていくのは難しい」

「3ヶ月後に迫っている海外出張(駐在)までに、英語力を高めなくてはいけないから悠長にシャドーイングや瞬間英作文のトレーニングをしている暇はない」

このような悩みをお持ちの方におすすめなのが、英語コーチングのプログリットです。

プログリットは、あなたの英語のレベルや目的に合わせて弱点の発見・カリキュラムの作成・日々の英語学習をサポートします。

また、カリキュラムは第二言語習得論と10,000人以上ものデータに基づいた科学的なアプローチに基づいて組み立てられていることが特徴です。

英語コーチングのプログリットであれば、英語学習に挫折することなく、短い期間で飛躍的に英語力を向上させられるでしょう。