「英語メールの書き出しってどうやって書けばいいの？日本語のメールとは違うの？」
「この書き出しってフォーマルなの？カジュアルなの？どっちかよく分からない」
「『お世話になります』『お疲れ様です』って英語で何て言うの？英語のメールでも使うの？」
英語のメールを書いている方でこのような疑問や悩みを抱えている方はいませんか？
英語のメールは日本語のメールと書き方が少し異なります。
しかし、基本的なルールや定型表現を身につけることで、誰でもスムーズに英語メールが書けるようになるので安心してください。
本記事では、英語メールの書き出し部分、特に下記の3つのパートに焦点を当てて書き方のコツや例文を紹介します。
- 件名
- 宛名
- 第一文目
これらの部分は、英語メールの「顔」に当たる部分なのでしっかりと書くことが必要です。
英語メールの書き出し部分の書き方に自信がない方は、ぜひ参考にしてください。
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【件名】英語メールの書き出しに使えるフレーズ・例文
まずは、「件名」を入力します。
「件名」をつける際には、下記の点に留意しましょう。
- メールの内容が一目でわかるように具体的、かつ簡潔にまとめる
- 名詞形にする
- 冠詞(“the”や”a/an”)は省略する
「簡潔」にまとめるとはいえ、”Deadline”「締め切り」や”Request”「請求・お願い」など1語だけにしてしまうと、相手にスパムメールであると誤解されて読まれなくなってしまう恐れがあります。
“Deadline for SWOT Analysis Report”「SWOT分析のレポートの締め切り」や、” Request for Product Documents”「製品資料の請求」のように10語以内でまとめることを意識しましょう。
また、重要性や緊急性をアピールしたい場合は、件名の冒頭に【Urgent】や【Important】のようにカッコ付けで入力すると相手に注目してもらいやすくなります。
下記を参考にしながら「件名」を入力してください。
【「件名」の例】
| 日本語 | 英語 |
| ○月○日のスケジュール確認 | Schedule Confirmation for 【月日】 |
| ○○の締め切り | Deadline for ○○ |
| ○○の請求・お願い | Request for ○○ |
| ○○への招待 | Invitation for ○○ |
| ○○に関する問い合わせ | Inquiry about ○○ |
| ○○の注文 | Order for ○○ |
| ○○について | Regarding ○○※”Re:”と略されることもあります。 |
【宛名】英語メールの書き出しに使えるフレーズ・例文
つづいて、英語メールの宛名の書き方について紹介します。
英語メールの宛名の書き方は、下記のように相手の人数や名前を知っているのかどうかで書き方が異なるため注意が必要です。
- 相手が一人の場合
- 相手の名前が分かっている場合
- 相手の名前が分からない場合
- 相手が複数の場合
- 「〜各位」と表現したい場合
- 特定の部門に送りたい場合
本章では、それぞれのパターンの宛名の書き方を紹介します。
また、いずれのケースであっても宛名の後には、「, (カンマ)」か「: (コロン)」を入れることを忘れないようにしてください。
相手が一人の場合
メールの名前が一人の場合、相手の名前を把握している場合と把握していない場合とで、書き方が異なります。
相手の名前が分かっている場合
“Dear Mr. / Ms. / Dr. Professor(またはProf.) + ラストネーム,”で、「○○様」や「○○先生」という意味になります。
女性の場合は、既婚・未婚関係なく”Ms.”を使うことが一般的です。
【英文メール例】
| 日本語 | 英語 |
| スミス様 | Dear Mr. Smith, |
| ブラウン先生 | Dear Prof. Brown, |
海外では、ビジネスシーンでも親しみをこめて下の名前で呼び合うこともあります。
よく知った間柄であれば、少しフランクに”Dear + ファーストネーム, ”、”Hi + ラストネーム, ”と書くことも可能です。
【英文メール例】
| 日本語 | 英語 |
| ジョンへ | Dear John, |
| こんにちはマリア | Hi Maria, |
相手の名前が分からない場合
相手の名前が分からない場合の宛名の書き方には以下のような方法があります。
【英文メール例】
| 日本語 | 英語 |
| ご担当者様 | To whom it may concern: |
| ご担当者様 | Dear Sir or Madam, |
相手が複数の場合
つづいて、「〜各位」と表現したり、特定の部門に送ったりと、相手が複数の場合の宛名の書き方について説明します。
「〜各位」と表現したい場合
相手が複数の場合、英語では下記のように表現します。
“Dear”よりも”Hi”のほうがカジュアルです。
【英文メール例】
| 日本語 | 英語 |
| 関係者各位 | Dear all, |
| 皆様へ | ・Hi everyone,・Greetings,・Dear Employees,・Hi 【Aさん】, 【Bさん】 and 【Cさん】※宛名を併記する場合は、役職の高い方から順に書きましょう。3人以上併記する場合は、最後の1人の前に”and”をつけます。 |
特定の部門に送りたい場合
特定の部門に送りたい場合は、下記のように表現します。
【英文メール例】
| 日本語 | 英語 |
| カスタマーサービス御中 | Dear Customer Service, |
| 営業部長殿 | Dear Sales Director, |
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【第一文目】英語メールの書き出しに使えるフレーズ・例文
つづいて、英語メールの第一文目についてですが、送信するメールの目的によって、書くべき内容が異なるため注意が必要です。
本章では、目的別に英語メールの書き出しに使えるフレーズや例文を紹介します。
挨拶・自己紹介をする場合
挨拶や自己紹介をする際に使えるフレーズ・例文は下記の通りです。
| 日本語 | 英語 |
| 自己紹介をさせていただきます。 | Allow me to introduce myself. |
| 私は○○社の××です。 | I am ××from ○○. |
| 初めてメールさせていただきます。 | I am writing to you for the first time. |
| ○○を担当しています。 | I am responsible for ○○. |
| ○○の同僚です。 | I am a colleague of ○○. |
| ○○でお目にかかれて光栄でした。 | It was a great pleasure to meet you at ○○. |
自己紹介をする際には、簡潔にまとめてすぐに本題に移るように心がけましょう。
メールの目的を伝える場合
英語では結論を最初に言うことが好まれますが、それは英文メールでも同じです。
書き出しでメールの目的をはっきりさせると、文章全体がすっきり読みやすくなります。
突然連絡するときや忙しい相手に連絡するときは、恐縮する気持ちも書き添えると丁寧な印象を与えられます。
| 日本語 | 英語 |
| 〜のためにご連絡いたしました。 | ・I am writing to V 原形〜.・The reason I am writing this email to you is because S + V 〜.・The purpose of this email is to V原形〜. ※S=主語 V =動詞 |
| 突然で恐縮ですが、○○についてお知らせしたくてご連絡しました。 | Sorry to write out of the blue, but I wanted to let you know ○○. |
| お時間をいただき恐縮ですが、○○についてお伺いいたします。 | Might I take a moment of your time, but I would like to inquire about ○○. |
| SがVであることについてリマインドさせてください。 | Just to remind you that S + V 〜. |
| ○○について確認させてください。 | Let me confirm with you about ○○. |
過去のメールに関して言及する場合
すでにメールのやり取りが進行していて相手に返信する場合などは、それまでのやり取りについて軽く触れて書き出しの挨拶をするのが自然です。
いくつか例文を見ていきましょう。
| 日本語 | 英語 |
| ご連絡いただきありがとうございます。 | Thank you for contacting to me. |
| 迅速なご返信ありがとうございます。 | Thank you for getting back to me so quickly. |
| 返信が遅くなり申し訳ございません。 | I am sorry for my late reply. |
| しばらくご連絡が滞り申し訳ございません。 | Sorry it has been so long time since my last mail. |
| 度々ご連絡して恐縮ですが、もう一つ質問がございます。 | I am sorry to bother again so soon, but I would like to ask you one more question. |
英語ビジネスメールの書き出しについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
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相手の様子を尋ねる場合
相手の調子や様子を気遣う挨拶で英語メールを始めることもできます。
初めてメールを送る相手より、すでに知っている相手に送る場合におすすめの書き出しです。
| 日本語 | 英語 |
| 良い週末を過ごされましたか。 | I hope you had a good weekend. |
| いかがお過ごしですか？ | How are things? |
| お元気でお過ごしのことと思います。 | ・I hope you are well.・I hope this email finds you well. |
| ○○のプロジェクトはどうですか？ | How is the ○○project going? |
| ○○が上手く行っているといいのですが。 | I hope ○○is going well. |
相手にお礼を伝える場合
相手にお礼を伝える際に使えるフレーズや例文は、下記の通りです。
| 日本語 | 英語 |
| ○○をありがとうございました。 | ・Thank you very much for ○○.・I appreciate ○○. |
| ○○に深く感謝しています。 | I am deeply grateful for ○○. |
“appreciate”は「感謝する」という意味を持つ動詞で、相手にお礼を言うときによく使われますが、”appreciate you”のように「人」を目的語に含めることができません。
“I appreciate your help.” のように、「行為」を伴う動詞であるので、使い方には気を付けましょう。
相手に何かを知らせる場合
良いニュースを知らせる場合は”happy”や”please”といった単語を、悪いニュースを伝える場合は”sorry”や”regret”を使って表現します。
| 日本語 | 英語 |
| SがVであることをお伝えできて嬉しく思います。 | ・We are happy to inform you that S + V 〜.・We are pleased to inform you that S + V 〜. |
| 大変申し訳ございませんが、SがVであることをお知らせいたします。 | ・We are sorry to inform you that S + V 〜.・I regret to inform you that S + V 〜. |
緊急のお願いをする場合
緊急のお願いをする際に使えるフレーズや例文は、下記の通りです。
| 日本語 | 英語 |
| 緊急のお願いがございます。 | I need to ask an urgent favor of you. |
| 直前のお願いで申し訳ございませんが、Vできませんか？ | I am sorry this is very last minute, but 【丁寧な疑問文】? |
| 申し訳ないのですが、〜していただけますか？ | ・Sorry to bother you, but 〜?・Sorry for rush, but 〜？ |
謝罪・お詫びをする場合
つづいて、謝罪の気持ちを伝えるための表現です。
謝罪やお詫びを伝える際には、カジュアルな表現や省略形を避けましょう。
“I am sorry.”でも問題はありませんが、”apologize”の方がよりフォーマルな表現です。
また、部署全体や会社全体で謝罪する場合は、主語を”we”にしましょう。
| 日本語 | 英語 |
| ご迷惑をおかけして、申し訳ございません。 | I would like to apologize for any inconvenience caused. |
| ご期待に添えなかったことをお詫び申し上げます。 | Please accept our sincere apology for your disappointment. |
| 申し訳ございませんが、その日は休暇の予定です。 | I’m sorry, but I will take a day off on the day. |
資料や請求書などの送受信について伝える場合
相手が即座にどのファイルや請求書の話をしているのか理解できるように、ファイルや資料の名称を入れておくと良いでしょう。
資料や請求書などを送ったことを知らせる場合、下記のようなフレーズや例文が使えます。
| 日本語 | 英語 |
| 本日、○○をお送りしました。 | ・I sent you ○○ today.・I have already emailed you ○○ today. |
| このメールに○○を添付しました。 | ・Please find the ○○attached to this email .・Attached are the ○○.・I have attached ○○to this email. |
| 〜をまだ受け取っていません。 | ・I still haven’t received ○○.・I have yet to receive ○○. |
| 本日○○を受け取りました。ありがとうございました。 | I received ○○. Thank you very much. |
相手に依頼・催促する場合
相手に依頼や催促をする際に”please”を使いたくなってしまいますが、必ずしも”please = 丁寧”ではないため気を付けてください。
それは、”please”の前後には「命令文」がくるため、場合によっては強硬な印象を与えてしまうからです。
下記のように”I would appreciate if you could V原形〜.”や、”I would be grateful if you could V原形〜.”といった表現の方が相手に”No.”と断る余地を与えられるため、穏やかな印象を与えられます。
相手との関係性や、依頼や催促の緊急度などに応じて正しく使い分けましょう。
| 日本語 | 英語 |
| 【期限】までに○○を送ってください。 | Please send us ○○by 【期限】. |
| なるべく早めに私に連絡をください。 | Please contact me as soon as possible. |
| 会議に参加できるか教えてください。 | Please let me know if you can come to the meeting. |
| 時間があるか教えてください。 | Please let me know if you have time. |
| 予定を変更したい場合は教えてください。 | Please let me know if you want to reschedule. |
| 〜してくださいませんか？ | ・Do you mind if S + V 〜?・Do you mind Ving?・Would you V原形〜？・Could you V原形〜？ |
| ご都合の良いお時間を教えていただけると幸いです。 | I would appreciate it if you could let me know when you are available. |
| サポートいただけると幸いです。 | I would appreciate if you could support me. |
| ○○について情報をいただきたく思っています。 | I would like some information about ○○. |
お祝いを伝える場合
お祝いを伝える際に使える例文やフレーズは、下記の通りです。
| 日本語 | 英語 |
| 〜おめでとうございます。 | Congratulations on 〜. |
| ○○を聞いてとても嬉しく思います。 | I am so happy to hear about ○○. |
相手に苦情を入れる場合
ときにはメールの相手に苦情を入れなければならないこともあるでしょう。
そのようなときこそ、丁寧な表現を心がけつつ、こちらの意図をきちんと伝えることが大切です。
では、どのような言い方ができるのかみていきましょう。
| 日本語 | 英語 |
| 恐縮ですが、○○で満足いかないことがありました。 | I am afraid I was not very happy with ○○. |
| 残念ながら、○○は私の期待通りではありませんでした。 | Unfortunately, ○○ was not really what I expected. |
| 恐れ入りますが、○○に納得のいかない部分がございます。 | I am afraid I was not fully satisfied with ○○. |
| 言い難いことですが〜 | I hate to say this but 〜. |
| ○○について不満を伝えたくてメールを書いています。 | I am writing to complain about ○○. |
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【相手別】英語のメールの書き出しに使えるフレーズ・例文
つづいて、下記の3つの相手別に英語のメールの書き出しに使えるフレーズと例文を紹介します。
- 営業先のクライアントへのメールに使える丁寧な書き出し
- 同僚や友達などカジュアルなメールに使える書き出し
- 先生や上司など目上の人へのメールに使える丁寧な書き出し
営業先のクライアントへのメールに使える丁寧な書き出し
営業先のクライアントへのメールに使える丁寧な書き出しは、下記の通りです。
| 日本語 | 英語 |
| いつもお世話になっております。 | I hope you are doing well. |
| お忙しいところ申し訳ございません。 | I am sorry to bother you at such a busy time. |
| SがVであることをお知らせします。 | I wanted to let you know that S + V 〜. |
| いつも急ぎで申し訳ございません。 | I am sorry to always rush you. |
| ○○についてご報告いたします。 | I am writing to notify you of ○○. |
| SがVという理由で連絡をしております。 | I am reaching out to you because S + V 〜. |
| Vしていただき、ありがとうございました。 | Thank you very much for Ving. |
同僚や友達などカジュアルなメールに使える書き出し
同僚や友達などカジュアルなメールに使える書き出しは、下記の通りです。
基本的にビジネスメールはフォーマルな文章であることから”I’m”や”don’t”といった「短縮形」は使わない方が良いとされていますが、同僚や友達などのカジュアルなメールであれば問題ありません。
| 日本語 | 英語 |
| お元気ですか？ | How are you doing? |
| どうしていましたか？お久しぶりですね。 | How have you been? It has been a long time. |
| メールありがとう。 | Thank you for your email. |
| 返信が遅れてごめん。 | I’m sorry to be late in answering your email. |
| ○○をありがとう。 | Thank you for ○○.Thank you for Ving 〜. |
| 取り急ぎ○○について新しい情報を報告します。 | I just wanted to update you on ○○. |
| あなたからメールをもらえて嬉しいです。 | ・I’m glad to hear from you.・It’s nice to hear from you. |
| SがVであることを知らせます。 | I wanted to tell you that S + V〜. |
| 残念ながら私はVできません。 | I have to tell you that I can’t V原形〜. |
| ○○を送ってもらえる？ | Can you send me ○○? |
| ○○について知らせてもらえる? | Please let me know ○○ ? |
先生や上司など目上の人へのメールに使える丁寧な書き出し
先生や上司など目上の人へのメールに使える丁寧な書き出しは、下記の通りです。
| 日本語 | 英語 |
| Vしていただくことは可能ですか？ | Would it be possible to V原形〜? |
| 〜していただけると大変ありがたいです。 | I would appreciate it if you could V原形〜. |
| 大変申し訳ないのですが〜 | ・I am terribly sorry, but 〜.・I am afraid that S + V 〜. |
| もしかしてVすることはできないでしょうか？ | Is there any chance of Ving 〜? |
| ○○についてお伺いしたい点がございます。 | I would like to ask you a question about ○○. |
英語メールの書き出しで注意すべきこと
英語メールの書き出しを書く際には、下記の4点に留意しましょう。
- 日本語のメールのような挨拶文は入れないこと
- 一通のメールで伝える用件は1つに絞ること
- 相手との関係性によって書き出しを使い分けること
- コミュニケーションの段階を留意すること
本章では、それぞれの留意点について詳しく解説します。
これらの点を頭に入れて英語メールを書くことで、より洗練されたメールになるでしょう。
日本語のメールのような挨拶文は入れないこと
英語のメールでは、日本語のメールとは異なり時候の挨拶などの前置きは必要ありません。
それは、英語のメールは効率性や相手の時間を尊重する姿勢が重視されるからです。
儀礼的な挨拶は飛ばして、いきなり本題に入って問題ありません。
結論ファーストで、相手に伝えたいことを簡潔にまとめてください。
「素っ気ないメールになってしまって逆に失礼にあたるのでは？」と不安になる方もいるかもしれませんが、その場合は、ダラダラと書くのではなく、丁寧な表現を使って書くことを意識しましょう。
英文を見るだけで、あなたが相手を尊重していることが伝わります。
一通のメールで伝える用件は1つに絞ること
英語メールを書く際には、一通のメールで伝える用件は1つに絞りましょう。
それは、件名や内容が分かりづらいメールは敬遠される傾向があるからです。
どのメールに何が書いてあるのかを相手が理解しやすいように「件名」と「内容」を一致させてください。
メールを書きながら「あれも伝えたい」「これも言っておきたい」と次々に新たな内容が思い浮かぶかもしれませんが、別件は別のメールに分けることをおすすめします。
相手との関係性によって書き出しを使い分けること
良い英語メールを書くためには、相手との関係性によって書き出しを使い分けることが大切です。
たとえば、初めて連絡を取る相手や、面識のない相手にメールを送る場合は、フォーマルで丁寧な表現を心がけることが求められます。
それに対して、同僚や友達にメールを送る際には、カジュアルな表現やフレーズを使用することが一般的です。
状況や相手に応じて適切なフレーズや文章を使えるように、今回の記事で見てきた複数のパターンを覚えておきましょう。
コミュニケーションの段階を留意すること
また、相手との関係性だけでなく、コミュニケーションの段階についても留意することが大切です。
たとえば、一度も話したことがない相手に営業メールを送信する際には、丁寧でフォーマルな文面を心がける必要がありますが、単にメールを返信する場合は、正式な挨拶を省略して単刀直入に結論→本題に入るといった具合です。
相手とのコミュニケーションの段階を踏まえながら、英語メールの文面を臨機応変に変えてください。
英語の勉強がどうしても続かない方へ
多忙な日々を送る社会人にとって、長期にわたって1人でコツコツと英語の学習を進めることは容易ではありません。
「どうしても1人で英語の勉強を続けていくのは難しい」
「3ヶ月後に迫っている海外出張(駐在)までに、英語力を高めなくてはいけないから悠長にシャドーイングや瞬間英作文のトレーニングをしている暇はない」
このような悩みをお持ちの方におすすめなのが、英語コーチングのプログリットです。
プログリットは、あなたの英語のレベルや目的に合わせて弱点の発見・カリキュラムの作成・日々の英語学習をサポートします。
また、カリキュラムは第二言語習得論と20,000人以上ものデータに基づいた科学的なアプローチに基づいて組み立てられていることが特徴です。
英語コーチングのプログリットであれば、英語学習に挫折することなく、短い期間で飛躍的に英語力を向上させられるでしょう。
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「どうしても1人で英語の勉強を続けていくのは難しい」
「3ヶ月後に迫っている海外赴任までに、英語力を高めなければならない」
多忙な社会人にとって、一人で長期間コツコツと英語の学習を進めることは容易なことではないでしょう。
このような悩みをお持ちの方におすすめなのが、英語コーチングのプログリットです。
英語メールの書き出しに関するFAQ
最後に、英語メールの書き出しに関するよくある質問とその回答をご紹介します。
Q. 「お世話になっております。」は英語で何て言うの？
日本語でよく使われる「お世話になっております。」を意味する直接的な表現は、英語に存在しません。
しかし、「お世話になっております。」という意味に近い英語表現は、下記の通りです。
- I hope you are well.
- I hope this email finds you well.
- How are you?
「お世話になっております。」と英語メールで表現したい場合は、上記のいずれかの表現を使いましょう。
Q. 毎回メールの冒頭で自分の名前を言う必要があるの？
初めて送るメール以外は不要です。
日本語のメールでは毎回メールの度に会社名と名前を入力しますが、英語メールでは2通目以降にも社名と名前が入力されていると、「この間メールをもらったのになんでだろう？」と不思議に思われてしまいます。
英語メールを入力する際には、日本語のメールとは異なる点に気を付けてください。
英語メールの書き出しは相手や状況によって正しく使い分けよう！
この記事では、英語ビジネスメールの書き方をご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか？
ビジネスメールを英語で書くのは緊張するかもしれませんが、基本的なルールやよく使われる例文やフレーズなどを覚えれば、徐々に慣れて自信も付いていきますよ。
自分が書いたメールの文章は、送る前に再度読み返し、言いたいことがスッキリとまとまっているか確認するようにしましょう。
ビジネス英語についてもっと知りたい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。
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