ただでさえ面倒な英語のビジネスメール。慣れないビジネス英語でメールを書いた際、最後の結びで困ってしまった経験はありませんか？ いきなり「さようなら」で終わっていいのか。もっとビジネスライクな結びの文と言葉はあるのか。そんな悩みを抱える方は必読です。
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英語メールの終わりをスマートな結びで好印象に
日本語と同じように、英語のビジネスメールも話し言葉と異なる丁寧な言い回しを使うことが求められます。しかしビジネス英語を駆使して書いたメールも、文末の結びの言葉が決まらないとせっかくの努力が台無しです。実は英語にもメール、手紙に使われる定例文が存在するのです。ここでは英文メールや英文レターに使われる定例文をいろいろご紹介します。英文メールや手紙に必要な定例文を使いこなして、あなたのビジネスシーンでの好感度をアップさせましょう。
英語メールと英文レターの書き方、結び方に違いはあるのか
その昔メールが誕生した時、メールでの連絡や契約の承認などの法的有効性に関して議論が起きました。今ではメールで行った同意や承認、また電子サインも法的に有効とされています。このような経緯のため、英文メールと英文レターはほぼ同様に扱われています。つまり丁寧さを要求される書き言葉、末尾に使う結びの文や締めの単語なども、そのまま慣習的に使われているのです。ただし英文レターと異なって、メールでは簡潔に要件のみを述べるのがルールです。また英文レターに使われる会社名の入ったレターヘッドもありませんので、会社名、連絡先などをメールの文末に記入する必要があります。
英語メールの文末や結びの定例文とは？
日本語のビジネスメールや手紙は「よろしくご査収下さい」「よろしくご高覧下さい」などのような文を文末に使って文章全体を締めくくります。内容的にも見た目にも丁寧にすっきりまとめた感じを与えますよね。役割としては、本文の内容を文末で強調した文といえるでしょう。英文メールや英文レターにも、このような役割をする定例文が存在します。しかし日本語の使い方と同じく、本文の内容によってセンテンスも違ってきます。
以下の例文を見てみましょう。
本文の内容が相手からの返事を促す場合
例えば事業提携の可能性を尋ねたり、こちらのアイデアを説明して先方の考えを聞きたい場合などのメールの終わりに便利な表現です。
I look forward to your reply.
お返事お待ちしています。
I look forward to hearing from you.
お返事を頂けることを楽しみにしております。
説明
最初の例では、your reply をyour kind replyとすることもでき、よりへりくだった感じがでます。forward to のtoは、この場合前置詞として使われていますので、your reply やhearing という名詞が続いていることに注意してください。
本文の内容がこちらからの提案などの場合
こちらからの商品説明、事業提携内容の説明など、ビジネスメールによくある内容を丁寧に締めたい時に使えます。
If you require further information, please do not hesitate to contact us.
もしもご質問がおありでしたら、どうぞご遠慮なくお尋ねください。
If you need any further assistance, please feel free to contact us.
もしも私どもの手伝いが必要と思われましたら、ご遠慮なくお申し付けください。
説明
Ifから始まるセンテンスの後は、命令形として直接doやfeelなどの動詞で始まることが多いです。そのままでも間違いではありませんが、pleaseを入れることで柔らかい印象になります。
本文が謝罪の場合
ビジネスメールではよくある内容です。ビジネスマナーとしてはメールより手紙を使うのが丁寧とされています。しかしすぐにお詫びの気持ちを示したい時は、以下の例文を文末に使えば謝罪の気持ちが強調できます。もちろん手紙にも使える便利な表現です。
We apologize for your inconvenience, once again.
最後にもう一度、ご迷惑をおかけしましたこと、お詫び申し上げます。
We hope that we may continue to rely on your valued custom.
今後もお客様のご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
説明
最初の文のwe の後に「心から、深く」という意味を持つsincerelyをつけると、より一層お詫びの気持ちをアピールできます。2つ目の文の文末にある customというのは、通常「慣習、風習」「税関」を意味する名詞として使われますが、この場合は「常連、なじみ」のような意味で使われていて、「ご愛顧」という言葉がぴったりくるでしょう。
結びにもう一言付け加えて英語メールのフォーマル度をアップ
英文のビジネスメールや手紙でも、日本語定例文の「敬具」にあたる言葉があります。難しいのは日本語よりも使える言葉が沢山あって、どれをどのように選んでよいのか悩むところです。基本のルールは「メールの宛先人名に準ずる」ということになります。英文メールや手紙の始まりは通常「Dear XX（XXは名前が入る）」のように始めますので、末尾語もその名前に対しての親密度にあわせて選ぶのがルールです。
一般的なメールや手紙の書き順は以下のようになります。
説明
ビジネスメールや手紙の場合は、文末の自分の名前は姓名になります。一見して性別がわかりにくい名前には、Mr.やMs.のようなタイトルをつけるのが先方に対して親切です。
相手の名前が分からず不特定の場合
始まり：Dear Sir
末尾語：Yours sincerely, Yours faithfully
説明
上の例は男性の場合ですが、女性ならMadamと書き始めます。性別が分からない場合は Sir or Madamと始めます。両方に宛てるのならSir and Madamです。先方との面識がないので、本文の終わりも失礼のないように丁寧に締めくくるのが安全です。Yours sincerelyやYours faithfullyは「敬具、敬白」にあたる言葉で英文レターにも使えます。
相手の名前が分かっているがフォーマルなビジネス関係の場合
始まり：Dear Mr. XX (Smithなどの苗字）
末尾語：Yours sincerely, Yours truly
説明
女性の場合はMiss.、Mrs.またはニュートラルなMs.を使います。英語圏でのタイトルは、その人が公の場で使っているものを使用します。例えば研究所などとのビジネスでは、専門家に宛てたメールも多いので、Dr. XXとあて名書きをすることもあります。いずれにしても、上記の末尾語で文末を締めくくれば失礼にはあたりません。
相手と面識があってファーストネームで呼び合うようなビジネス関係の場合
始まり：Dear XX (Mike、Pamなどのファーストネーム
末尾語：Best Wishes
説明
ファーストネームから始めるくだけた感じのメールなので、文末の末尾語も「よろしく」といったニュアンスの軽い感じで終わりにすることができます。丁寧というよりは親密感を押し出した締め方です。その他、以下のような末尾語もよく使われます。
- Regards
- Kind regards
- All the best
- Best
- All best wishes
- Thanks
- Thank you
説明
最後のThanksやThank youは頼み事などをしたときのメールや手紙を締めくくるのに便利です。末尾語の後の自分の名前も、先方の自分の呼び方で終わりにして構いません。例えば「ケンイチ」が本名で「ケン」と呼ばれているような場合は、「ケン」で終わります。
末尾語の後にコンマを忘れないこと
上記でご紹介した末尾語の後はコンマ（,）を入れます。これは「まだこのメールや手紙が終わりではない」ということを示します。メールは簡潔を信条としているので省略していることも多いですが、文末に自分の名前で締めるまではメールの文面は続いていると考えられています。丁寧な印象にするためにも忘れないようにしましょう。
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英語メールはサインと連絡先を記入して結びにする
英文メールと英文レターの一番の違いは手書きサインのあるなしでしたが、最近は電子サインを挿入するメールも一般的になりました。メールアドレスが分かっていれば他の連絡先は不要と思われるかもしれません。しかしビジネスマナーとして、電子サイン（可能な限り）、姓名、会社の部署と名前、住所、電話番号やメールアドレスを終わりに入れるようにしましょう。先方が直接連絡を取りたい時の利便性のためです。
例としては以下のようになります。
英語メールを使ってビジネスをより早く
英文メールと英文レターの言葉使いや結び方に違いがないのなら、なぜすべて英文メールで済ませられないのでしょうか？メールというのは早く相手との商談や相談をまとめたいときに使うことが多いので、何ページにもわたるような趣意書や説明文は手紙のようなドキュメント形式というのが今でも普通です。メールに添付ファイルとしてこのようなドキュメントを添付するときは、メール文面は非常に簡単なものになります。そんなときにご紹介した結び方の定例文が役に立つのです。
この記事のまとめとして、メールにドキュメント添付をした典型的なビジネスメールの例文をご紹介します。
典型的な定例文で結んだ英文メールの例
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いかがでしたか？一見難しそうですが一定のルールがあるので、それにそって英語のメールを仕上げていけば失礼なことにはなりません。結びの文章は英語メールや手紙に独特の定例文なので、丸ごと覚えてしまって使い分けてください。あなたのビジネスが、ご紹介したメールや手紙の丁寧な締め方でさらに成功しますように！
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